Mailformatierung in Abhängigkeit von Empfängerkreis

Problem

Nach längerer Abwesenheitszeit ist die Liste der ungelesenen Mails in der Outlook-Inbox nahezu un-überschaubar und schwer nach Prioritäten zu sortieren.

Ursache und Lösung

Alle Mails werden im selben Format angezeigt. In der Übersicht ist nicht erkennbar, für welche Mails eine Handlungsnotwendigkeit besteht und in welchen Mails man nur zu Informationszwecken adressiert wurde. Outlook bietet die Möglichkeit, die Mails automatisch vorzuformatieren, und zwar in Abhängigkeit vom Empfängerkreis.

Die Formatierung wird folgendermaßen aktiviert:
Wählen Sie im Registerblatt „Ansicht“ den Knopf „Ansichtseinstellungen“.
Im Popupfenster „Erweiterte Ansichtseinstellungen“ wählen Sie den Knopf „Bedingte Formatierung“.
Im Popupfenster „Bedingte Formatierung" wählen Sie nun „Hinzufügen“.
Es muss ein Name für die Regel vergeben werden, zum Beispiel „Mails nur für mich“:

Unter „Schriftart“ kann die gewünschte Formatierung hinterlegt werden, z. B. Mails die nur an mich verschickt werden – und damit eine Handlung meinerseits erfordern – sollen in fetten roten Buchstaben hinterlegt werden.
Über den Knopf „Bedingung“ kann die Bedingung für die Formatierung ergänzt werden. Aktivieren Sie hier das Kästchen „In denen ich:“ und wählen Sie die passende Bedingung aus:

Folgende Auswahlmöglichkeiten gibt es:
- Als einziger Empfänger auf der „An“-Zeile stehe
- Mit weiteren Empfängern auf der „An“-Zeile stehe
- Mit weiteren Empfängern auf der „Cc“-Zeile stehe

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Tags

Mailsortierung, Mailflut nach Urlaub, Unübersichtliche Mailbox, Filtern von Mails, Bedingte Formatierung in Mails