https://techcorner.max-it.de/index.php?action=history&feed=atom&title=DocuSeal%3A_Vorlagen_erstellen_und_Dokumente_zur_Unterschrift_sendenDocuSeal: Vorlagen erstellen und Dokumente zur Unterschrift senden - Versionsgeschichte2026-10-19T02:49:24ZVersionsgeschichte dieser Seite in maxTechCornerMediaWiki 1.43.9https://techcorner.max-it.de/index.php?title=DocuSeal:_Vorlagen_erstellen_und_Dokumente_zur_Unterschrift_senden&diff=4837&oldid=previmported>TechCorner-Redaktion: Neuer Artikel: Vorlagen-Editor, Feldtypen, Parteien, Reihenfolge, E-Mail-Code, Versand, Prüfprotokoll2026-10-17T00:00:00Z<p>Neuer Artikel: Vorlagen-Editor, Feldtypen, Parteien, Reihenfolge, E-Mail-Code, Versand, Prüfprotokoll</p>
<p><b>Neue Seite</b></p><div>{{Steckbrief<br />
| gilt_fuer = DocuSeal 3.3.x (Open Source, selbst gehostet); Vorlagen aus PDF, DOCX oder Bildern; Unterzeichnen im Browser und auf dem Smartphone<br />
| bereich = Server-Software<br />
| dauer = erste Vorlage ca. 15–30 Minuten; Versand ca. 2 Minuten<br />
| rechte = Benutzer in DocuSeal<br />
| stand = Oktober 2026<br />
}}<br />
'''Mit DocuSeal Dokumente zur Unterschrift senden''' läuft in zwei Schritten: Zuerst wird aus einem PDF oder Word-Dokument einmalig eine '''Vorlage''' mit Feldern und Parteien. Danach lassen sich daraus beliebig viele '''Einreichungen''' an Empfänger verschicken, die im Browser ausfüllen und unterschreiben. Diese Anleitung zeigt den Vorlagen-Editor, die Feldtypen, Unterschriftsreihenfolge und Empfängerprüfung, den Versand per E-Mail oder Freigabelink und was nach dem Abschluss mit den Dokumenten passiert.<br />
<br />
[[Datei:DocuSeal-Vorlagen.png|thumb|center|750px|Vorlagen und Versand in DocuSeal: Dokument hochladen, im Editor Felder wie Unterschrift, Initialen, Datum, Text, Zahl, Kontrollkästchen, Auswahl, Datei und Stempel platzieren und Parteien wie Mitarbeiter und Firma zuordnen; Einstellungen für Reihenfolge, E-Mail-Code zum Öffnen, Ablehnen und Delegieren; Versand per E-Mail, Freigabelink oder QR-Code oder Selbst unterschreiben; Status Gesendet, Geöffnet, Fertig, Abgelehnt, Abgelaufen; Ergebnis signiertes PDF mit Prüfprotokoll.]]<br />
<br />
== Begriffe ==<br />
{| class="wikitable"<br />
! Begriff !! Bedeutung<br />
|-<br />
| '''Vorlage''' || Dokument mit platzierten Feldern und Parteien; wiederverwendbar<br />
|-<br />
| '''Partei''' || Rolle in der Vorlage, z. B. ''Mitarbeiter'' und ''Firma''; jedes Feld gehört genau einer Partei<br />
|-<br />
| '''Einreichung''' || ein konkreter Vorgang aus einer Vorlage mit echten Empfängern<br />
|-<br />
| '''Prüfprotokoll''' || PDF mit allen Ereignissen, Prüfsummen, IP-Adressen und Zeitpunkten<br />
|}<br />
<br />
== Schritt 1: Vorlage in DocuSeal anlegen ==<br />
# Auf der Startseite ''Hochladen'' wählen oder ein PDF, DOCX oder Bild in das Fenster ziehen. Mehrere Dateien werden zu einer Vorlage zusammengefasst.<br />
# Vorhandene PDF-Formularfelder übernimmt DocuSeal automatisch. Sonst Felder aus der Leiste auf das Dokument ziehen oder mit der Maus ein Rechteck aufziehen.<br />
# '''Parteien''' oben im Editor anlegen und umbenennen (z. B. ''Mitarbeiter'', ''Personalabteilung''), dann jedes Feld der richtigen Partei zuordnen. Die Farbe zeigt die Zuordnung.<br />
# Für jedes Feld festlegen: Name, ''Pflichtfeld'', ''Schreibgeschützt'', Vorbelegung, Format (z. B. Datumsformat, Prozent, IBAN-Prüfung seit 3.3.1).<br />
# Speichern. Jede Speicherung legt eine '''Revision''' an, zu der man später zurückkehren kann.<br />
<br />
'''Wichtige Feldtypen:'''<br />
{| class="wikitable"<br />
! Feld !! Einsatz<br />
|-<br />
| Unterschrift, Initialen || gezeichnet, hochgeladen oder – wenn erlaubt – getippt<br />
|-<br />
| Datum || Eingabe oder automatisch das Datum der Unterschrift<br />
|-<br />
| Text, Zahl || Name, Anschrift, Beträge; mit Prüfmuster<br />
|-<br />
| Kontrollkästchen, Auswahl, Optionsfeld || Zustimmungen, Varianten<br />
|-<br />
| Datei, Bild || Unterzeichner lädt z. B. Ausweis- oder Nachweiskopie hoch<br />
|-<br />
| Stempel || Firmenstempel der Partei<br />
|}<br />
'''Dokumenteditor:''' Seiten hinzufügen, entfernen, drehen und zuschneiden, Fotos in gescannte Seiten umwandeln und Inhalte '''echt schwärzen''' – der geschwärzte Text ist danach nicht mehr im PDF enthalten.<br />
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== Schritt 2: Vorlage einstellen ==<br />
Unter ''Einstellungen'' der Vorlage:<br />
* '''Reihenfolge beibehalten''': Die zweite Partei erhält die Einladung erst, wenn die erste fertig ist – z. B. erst der Mitarbeiter, dann die Geschäftsführung.<br />
* '''E-Mail-2FA erforderlich, um zu öffnen''': Der Empfänger muss einen Einmalcode aus seiner E-Mail eingeben. Das belegt, dass die Person Zugriff auf das Postfach hat, und schützt weitergeleitete Links. Solche Vorlagen lassen sich nicht über einen Freigabelink nutzen.<br />
* '''E-Mail-Texte''' für Einladung und Abschluss anpassen, Abschlussmeldung oder Weiterleitungs-Adresse nach dem Unterschreiben setzen.<br />
<br />
Kontoweit unter ''Einstellungen › Konto'':<br />
{| class="wikitable"<br />
! Einstellung !! Empfehlung<br />
|-<br />
| Ablehnen von Dokumenten erlauben || an – mit Begründung, die an den Absender geht<br />
|-<br />
| Delegieren von Dokumenten erlauben || nur, wenn Empfänger Dokumente an andere weitergeben dürfen<br />
|-<br />
| Getippte Unterschriften zulassen || je nach Anspruch; gezeichnete Unterschriften wirken für Empfänger verbindlicher, rechtlich ändert es wenig<br />
|-<br />
| Reihenfolge der Unterschriften immer erzwingen || an, wenn Freigabeketten üblich sind<br />
|-<br />
| Abgeschlossene Dokumente und Prüfprotokoll kombinieren || an – ein PDF für die Ablage<br />
|-<br />
| Grund für die Signatur erforderlich || optional, z. B. „Genehmigt“, „Zur Kenntnis genommen“<br />
|-<br />
| Authentifizierung für Dateidownload-Links erforderlich || an, siehe [[DocuSeal: Absichern, Backup und Betrieb]]<br />
|}<br />
<br />
== Schritt 3: Versenden ==<br />
* '''Per E-Mail''': ''Empfänger hinzufügen'', je Partei Name und E-Mail eintragen, optional Felder vorbelegen, ''Senden''. Ohne SMTP lassen sich die Links auch kopieren und selbst verschicken.<br />
* '''Selbst unterschreiben''': Der Absender füllt seine Partei sofort aus, danach geht die Einladung an die nächste.<br />
* '''Freigabelink und QR-Code''': Ein öffentlicher Link, über den beliebig viele Personen das Formular ausfüllen – gut für Anmeldungen, Einverständniserklärungen oder Kundenformulare am Empfang. Jeder Aufruf erzeugt eine eigene Einreichung. Am besten geeignet für Vorlagen mit einer ausfüllenden Partei.<br />
* '''Massenversand''' aus Tabellen, '''Erinnerungen''' und '''SMS''' gibt es nur in Pro. In der freien Version per API oder durch erneutes Senden aus der Übersicht.<br />
<br />
== Schritt 4: Unterzeichnen aus Sicht des Empfängers ==<br />
# Link in der E-Mail öffnen, gegebenenfalls Code aus der zweiten E-Mail eingeben.<br />
# DocuSeal führt Schritt für Schritt durch die Pflichtfelder – auf dem Smartphone Feld für Feld, am PC auf Wunsch über das ganze Dokument.<br />
# Unterschrift zeichnen, hochladen oder tippen, ''Fertig''.<br />
# Der Empfänger kann das Ergebnis direkt herunterladen und erhält es per E-Mail.<br />
Für Menschen mit Sehbehinderung ist der Ablauf seit 2.5.0 mit Tastatur und Bildschirmleser bedienbar, siehe [[Barrierefreiheit]].<br />
<br />
== Schritt 5: Nach dem Abschluss ==<br />
* '''Status''' in der Übersicht der Einreichungen: ''Gesendet'', ''Geöffnet'', ''Fertig'', ''Abgelehnt'', ''Abgelaufen''.<br />
* DocuSeal erzeugt das '''signierte PDF''' mit digitaler Signatur und das '''Prüfprotokoll''' mit Prüfsummen (SHA-256) des Originals und des Ergebnisses, E-Mail-Verifizierung, IP-Adresse, Browser und allen Zeitpunkten.<br />
* Abgeschlossene Dokumente im '''Dokumentenmanagement''' oder in der Personalakte ablegen; DocuSeal ist kein Archivsystem, siehe [[DocuSeal: Datenschutz und Aufbewahrung im Unternehmen]].<br />
* Signaturen prüfen: ''Einstellungen › E-Signatur › Signiertes PDF verifizieren'' oder im Adobe Reader, siehe [[DocuSeal: Signaturzertifikate, Zeitstempel und Prüfung]].<br />
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== Typische Einsatzfälle ==<br />
{| class="wikitable"<br />
! Dokument !! Parteien !! Hinweis<br />
|-<br />
| Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) || Geschäftspartner, Firma || formfrei, gut geeignet<br />
|-<br />
| Angebot, Auftragsbestätigung || Kunde || formfrei<br />
|-<br />
| Auftragsverarbeitungsvertrag || Kunde bzw. Dienstleister, Firma || elektronisches Format nach Art. 28 Abs. 9 DSGVO zulässig<br />
|-<br />
| Datenschutz-Einwilligung, Foto-Freigabe || Mitarbeiter oder Besucher || Freigabelink; Widerruf beachten<br />
|-<br />
| Unbefristeter Arbeitsvertrag || Mitarbeiter, Personalabteilung || möglich, aber ohne Befristung und ohne nachvertragliches Wettbewerbsverbot, siehe Rechtslage<br />
|-<br />
| Kündigung, Aufhebungsvertrag || – || '''nicht''' elektronisch möglich<br />
|}<br />
Einzelheiten: [[DocuSeal: Elektronische Signatur – Rechtslage in Deutschland]].<br />
<br />
== Hinweise ==<br />
* '''Vorlagen pflegen''': Ordner nach Abteilungen anlegen, Vorlagen eindeutig benennen und Änderungen über die Revisionen nachvollziehen.<br />
* '''Rechte''': In der freien Version sehen alle Benutzer alle Vorlagen und Einreichungen. Personalvorgänge deshalb gegebenenfalls auf einer eigenen Instanz oder mit Pro (private Vorlagen, Rollen) abbilden.<br />
* Bei Digitalisierung von Formularen und Freigabeprozessen unterstützt Sie das Team [https://www.max-it.de/it-services/digitaler-arbeitsplatz/ Digitaler Arbeitsplatz von m.a.x. it].<br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
* [[DocuSeal]] – Überblick und alle Artikel der Reihe<br />
* [[DocuSeal: API, Webhooks und Automatisierung]]<br />
* [[PDF]]<br />
* [[Digitale Signatur]]<br />
<br />
== Links und Quellen ==<br />
* [https://www.docuseal.com/guides DocuSeal Guides]<br />
* [https://www.max-it.de/it-services/digitaler-arbeitsplatz/ Digitaler Arbeitsplatz von m.a.x. it]<br />
<br />
{{Uebermax}}<br />
[[Kategorie:Server-Software]]<br />
</div>imported>TechCorner-Redaktion