https://techcorner.max-it.de/index.php?action=history&feed=atom&title=Paperless-ngxPaperless-ngx - Versionsgeschichte2026-10-19T02:29:27ZVersionsgeschichte dieser Seite in maxTechCornerMediaWiki 1.43.9https://techcorner.max-it.de/index.php?title=Paperless-ngx&diff=5087&oldid=previmported>TechCorner-Redaktion: Neuer Artikel: Was ist Paperless-ngx, Funktionen, Version 3, Eignung im Unternehmen, Einstieg in die Paperless-ngx-Reihe2026-10-17T00:00:00Z<p>Neuer Artikel: Was ist Paperless-ngx, Funktionen, Version 3, Eignung im Unternehmen, Einstieg in die Paperless-ngx-Reihe</p>
<table style="background-color: #fff; color: #202122;" data-mw="interface">
<tr class="diff-title" lang="de">
<td colspan="1" style="background-color: #fff; color: #202122; text-align: center;">← Nächstältere Version</td>
<td colspan="1" style="background-color: #fff; color: #202122; text-align: center;">Version vom 17. Oktober 2026, 00:00 Uhr</td>
</tr><tr><td colspan="2" class="diff-notice" lang="de"><div class="mw-diff-empty">(kein Unterschied)</div>
</td></tr></table>imported>TechCorner-Redaktionhttps://techcorner.max-it.de/index.php?title=Paperless-ngx&diff=4917&oldid=previmported>TechCorner-Redaktion: Neuer Artikel: Was ist Paperless-ngx, Funktionen, Version 3, Eignung im Unternehmen, Einstieg in die Paperless-ngx-Reihe2026-10-17T00:00:00Z<p>Neuer Artikel: Was ist Paperless-ngx, Funktionen, Version 3, Eignung im Unternehmen, Einstieg in die Paperless-ngx-Reihe</p>
<p><b>Neue Seite</b></p><div>{{Steckbrief<br />
| gilt_fuer = Paperless-ngx 3.3.x (aktuell 3.3.2, Oktober 2026), selbst gehostet als Docker-Container mit PostgreSQL, Valkey, Tika und Gotenberg<br />
| bereich = Server-Software<br />
| dauer = Überblick; Grundinstallation ca. 1–2 Stunden<br />
| rechte = Root bzw. Docker-Rechte auf dem Server, Superuser in Paperless-ngx<br />
| stand = Oktober 2026<br />
}}<br />
'''Paperless-ngx''' ist ein Open-Source-Dokumentenmanagementsystem, das Papier und PDF-Dateien in ein durchsuchbares digitales Archiv verwandelt: Gescannte Briefe, Rechnungen aus dem E-Mail-Postfach und Office-Dokumente werden per Texterkennung (OCR) lesbar gemacht, als PDF/A gespeichert und automatisch mit Korrespondent, Dokumenttyp und Tags versehen. Seit Version 3 kann Paperless-ngx dafür auch ein Sprachmodell nutzen – lokal oder in der Cloud. Diese Seite erklärt, was Paperless-ngx leistet, für welche Unternehmen es passt, wo die Grenzen liegen, und führt durch alle Artikel der Paperless-ngx-Reihe.<br />
<br />
[[Datei:Paperless-Ueberblick.png|thumb|center|750px|Aufbau von Paperless-ngx: Dokumente kommen über Scanner in den Eingangsordner, per E-Mail-Regel aus dem Postfach, per Upload im Browser oder über die API; die Verarbeitung erkennt Text mit Tesseract-OCR, wandelt Office-Dateien und E-Mails über Tika und Gotenberg um, erzeugt PDF/A, liest Barcodes und weist automatisch Korrespondenten, Dokumenttypen, Tags und Speicherpfade zu; Arbeitsabläufe und optional KI-Vorschläge mit Ollama oder OpenAI-kompatiblen Diensten; Volltextsuche, Berechtigungen, Linkfreigaben; Speicherung in PostgreSQL und im Medienordner.]]<br />
<br />
== Was ist Paperless-ngx? ==<br />
* '''Open Source''' unter der GPL-3.0, entwickelt von einer Community. Paperless-ngx ist der Nachfolger von Paperless und Paperless-ng.<br />
* '''Technik''': Python/Django-Anwendung mit Angular-Oberfläche; Hintergrundaufgaben über Celery mit Redis bzw. Valkey; Datenbank PostgreSQL, MariaDB oder SQLite.<br />
* '''Version 3''' erschien am 22. Juli 2026. Neu sind unter anderem KI-Funktionen, Dateiversionen, eine schnellere Volltextsuche (Tantivy), Sammel-Linkfreigaben und externe OCR über Azure. Aktuell ist 3.3.2 vom 16. Oktober 2026.<br />
* '''Oberfläche''' auf Deutsch, im Browser und als installierbare Web-App auf dem Smartphone.<br />
<br />
== Funktionen im Überblick ==<br />
{| class="wikitable"<br />
! Bereich !! Funktionen<br />
|-<br />
| '''Erfassen''' || Eingangsordner (z. B. per SMB vom Netzwerkscanner), Upload im Browser, E-Mail-Abruf per IMAP mit Regeln (auch OAuth für Microsoft 365 und Gmail), REST-API<br />
|-<br />
| '''Verarbeiten''' || OCR mit Tesseract, PDF/A-Erzeugung, Office-Dokumente und E-Mails über Tika und Gotenberg, Trennblätter und Archivnummern per Barcode, Zusammenführen einseitiger Scans<br />
|-<br />
| '''Ordnen''' || Korrespondenten, Dokumenttypen, Tags (verschachtelt), Speicherpfade, Zusatzfelder, Archiv-Seriennummer; automatische Zuweisung per Regel oder lernendem Klassifikator<br />
|-<br />
| '''Automatisieren''' || Arbeitsabläufe mit Auslösern und Aktionen: zuweisen, Berechtigungen setzen, E-Mail, Webhook, Kennwort entfernen, KI-Vorschläge anwenden<br />
|-<br />
| '''KI (optional)''' || Vorschläge für Titel, Datum und Metadaten, Dokumenten-Chat, ähnliche Dokumente – mit Ollama lokal oder OpenAI-kompatiblen Diensten<br />
|-<br />
| '''Finden und teilen''' || Volltextsuche, gespeicherte Ansichten, Notizen, Versionen, Verlauf, Linkfreigaben mit Ablaufdatum, Versand per E-Mail<br />
|-<br />
| '''Verwalten''' || Benutzer und Gruppen, Berechtigungen je Dokument, Zwei-Faktor-Anmeldung, SSO per OpenID Connect, Papierkorb, Prüfprotokoll<br />
|}<br />
<br />
== Für wen eignet sich Paperless-ngx? ==<br />
* '''Gut geeignet''' für kleine und mittlere Unternehmen, Kanzleien und Abteilungen, die eingehende Post, Rechnungen, Verträge und Personalunterlagen digital ablegen und schnell wiederfinden wollen – ohne Lizenzkosten.<br />
* '''Grenzen''': Paperless-ngx ist ein Archiv- und Ablagesystem, kein Workflow-DMS mit Freigabeketten, Check-in/Check-out oder Integration in Buchhaltungssoftware. Es gibt keinen Herstellersupport.<br />
* '''Steuer- und Handelsrecht''': Paperless-ngx ist '''kein''' zertifiziertes revisionssicheres Archiv. Ob die Ablage den GoBD genügt, hängt vom Gesamtverfahren ab, siehe [[Paperless-ngx: Backup, Updates und GoBD im Unternehmen]].<br />
<br />
== Anleitungen dieser Reihe ==<br />
{| class="wikitable"<br />
! Nr. !! Artikel !! Inhalt<br />
|-<br />
| 1 || [[Paperless-ngx: Installation mit Docker Compose]] || Compose mit PostgreSQL, Tika und Gotenberg, Pflichtwerte, OCR-Sprache, Reverse Proxy<br />
|-<br />
| 2 || [[Paperless-ngx: Dokumente erfassen – Scanner, E-Mail und Barcodes]] || Eingangsordner, Scan-to-SMB, E-Mail-Regeln, Trennblätter, Archivnummern, OCR-Einstellungen<br />
|-<br />
| 3 || [[Paperless-ngx: Ordnung mit Tags, Korrespondenten und Speicherpfaden]] || Ablagekonzept, Zuweisungsalgorithmen, Zusatzfelder, Speicherpfade, Suche<br />
|-<br />
| 4 || [[Paperless-ngx: Arbeitsabläufe automatisieren]] || Auslöser, Aktionen, Beispiele für Rechnungen, Verträge und Fristen<br />
|-<br />
| 5 || [[Paperless-ngx: KI-Funktionen mit Ollama oder OpenAI]] || KI-Vorschläge, Dokumenten-Chat, lokale Modelle, Datenschutz<br />
|-<br />
| 6 || [[Paperless-ngx: Benutzer, Berechtigungen und Absicherung]] || Gruppen, Eigentümer, Standardrechte, 2FA, SSO, Linkfreigaben, Reverse Proxy<br />
|-<br />
| 7 || [[Paperless-ngx: Backup, Updates und GoBD im Unternehmen]] || Exporter, Wiederherstellung, Umstieg auf Version 3, GoBD, Aufbewahrung, DSGVO<br />
|}<br />
<br />
== Hinweise ==<br />
* '''Ersetzendes Scannen''': Wer Papieroriginale nach dem Scannen vernichten will, braucht ein dokumentiertes Verfahren; Orientierung gibt die Technische Richtlinie TR-RESISCAN des BSI.<br />
* Bei Auswahl und Einführung eines Dokumentenmanagementsystems und papierloser Abläufe unterstützt Sie das Team [https://www.max-it.de/it-services/digitaler-arbeitsplatz/ Digitaler Arbeitsplatz von m.a.x. it].<br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
* [[DMS]]<br />
* [[Revisionssicherheit]]<br />
* [[DocuSeal]] – elektronische Unterschriften, ergänzend zur Ablage<br />
* [[Vaultwarden]] – Passwortmanager, ebenfalls selbst gehostet<br />
<br />
== Links und Quellen ==<br />
* [https://docs.paperless-ngx.com/ Paperless-ngx Dokumentation]<br />
* [https://www.max-it.de/it-services/digitaler-arbeitsplatz/ Digitaler Arbeitsplatz von m.a.x. it]<br />
<br />
{{Uebermax}}<br />
[[Kategorie:Server-Software]]<br />
</div>imported>TechCorner-Redaktion