https://techcorner.max-it.de/index.php?action=history&feed=atom&title=Paperless-ngx%3A_Arbeitsabl%C3%A4ufe_automatisierenPaperless-ngx: Arbeitsabläufe automatisieren - Versionsgeschichte2026-10-19T03:42:13ZVersionsgeschichte dieser Seite in maxTechCornerMediaWiki 1.43.9https://techcorner.max-it.de/index.php?title=Paperless-ngx:_Arbeitsabl%C3%A4ufe_automatisieren&diff=5092&oldid=previmported>TechCorner-Redaktion: Neuer Artikel: Auslöser, Aktionen, Platzhalter, Beispiele für Rechte, Rechnungen, Fristen, Kennwörter, Webhooks2026-10-17T00:00:00Z<p>Neuer Artikel: Auslöser, Aktionen, Platzhalter, Beispiele für Rechte, Rechnungen, Fristen, Kennwörter, Webhooks</p>
<table style="background-color: #fff; color: #202122;" data-mw="interface">
<tr class="diff-title" lang="de">
<td colspan="1" style="background-color: #fff; color: #202122; text-align: center;">← Nächstältere Version</td>
<td colspan="1" style="background-color: #fff; color: #202122; text-align: center;">Version vom 17. Oktober 2026, 00:00 Uhr</td>
</tr><tr><td colspan="2" class="diff-notice" lang="de"><div class="mw-diff-empty">(kein Unterschied)</div>
</td></tr></table>imported>TechCorner-Redaktionhttps://techcorner.max-it.de/index.php?title=Paperless-ngx:_Arbeitsabl%C3%A4ufe_automatisieren&diff=4922&oldid=previmported>TechCorner-Redaktion: Neuer Artikel: Auslöser, Aktionen, Platzhalter, Beispiele für Rechte, Rechnungen, Fristen, Kennwörter, Webhooks2026-10-17T00:00:00Z<p>Neuer Artikel: Auslöser, Aktionen, Platzhalter, Beispiele für Rechte, Rechnungen, Fristen, Kennwörter, Webhooks</p>
<p><b>Neue Seite</b></p><div>{{Steckbrief<br />
| gilt_fuer = Paperless-ngx 3.3.x; Arbeitsabläufe (Workflows) mit Auslösern und Aktionen, Platzhalter mit Jinja2<br />
| bereich = Server-Software<br />
| dauer = je Arbeitsablauf ca. 10–20 Minuten<br />
| rechte = Benutzer mit Berechtigung für Arbeitsabläufe (vergleichbar mit Administratorrechten)<br />
| stand = Oktober 2026<br />
}}<br />
'''Arbeitsabläufe in Paperless-ngx''' automatisieren, was nach dem Eingang eines Dokuments passieren soll: Berechtigungen für die richtige Abteilung setzen, Titel nach einem festen Schema bilden, die Buchhaltung per E-Mail informieren, an ein anderes System melden oder an Fristen erinnern. Jeder Arbeitsablauf besteht aus '''Auslösern''' mit Filtern und '''Aktionen''', die der Reihe nach ausgeführt werden. Diese Anleitung erklärt die Bausteine und zeigt fünf Beispiele aus dem Unternehmensalltag.<br />
<br />
[[Datei:Paperless-Workflows.png|thumb|center|750px|Arbeitsabläufe in Paperless-ngx: Auslöser Verarbeitung gestartet (Filter Quelle, Dateiname, Pfad, E-Mail-Regel), Dokument hinzugefügt und Dokument aktualisiert (Filter Inhalt, Tags, Dokumenttyp, Korrespondent, Zusatzfelder) sowie Geplant (Datum mit Versatz, stündliche Prüfung); Aktionen Zuordnung (Titel, Tags, Eigentümer, Berechtigungen, Zusatzfelder), Entfernung, E-Mail, Webhook, In den Papierkorb, Kennwortentfernung, Externe OCR, KI-Vorschläge anwenden; Beispiele Abteilungsrechte, Rechnungseingang, Vertragsfristen.]]<br />
<br />
== Bausteine der Arbeitsabläufe in Paperless-ngx ==<br />
''Verwaltung › Arbeitsabläufe › Erstellen'': Name, Reihenfolge, ein oder mehrere Auslöser und Aktionen.<br />
<br />
=== Auslöser ===<br />
{| class="wikitable"<br />
! Auslöser !! Zeitpunkt !! Filter<br />
|-<br />
| '''Verarbeitung gestartet''' || bevor das Dokument angelegt wird || Quelle (Eingangsordner, API/Upload, E-Mail), Dateiname und Pfad mit Platzhaltern wie <code>*.pdf</code>, E-Mail-Regel<br />
|-<br />
| '''Dokument hinzugefügt''' || nach Texterkennung und automatischer Zuweisung || Inhalt (Zuweisungsalgorithmus), Tags (irgendeiner, alle, keiner), Dokumenttyp, Korrespondent, Speicherpfad, Zusatzfeld-Abfrage<br />
|-<br />
| '''Dokument aktualisiert''' || bei jeder Änderung || wie oben<br />
|-<br />
| '''Geplant''' || zu einem Datum mit Versatz in Tagen; geprüft stündlich || Datum hinzugefügt, erstellt, geändert oder ein Datums-Zusatzfeld; einmalig oder wiederkehrend<br />
|}<br />
<br />
=== Aktionen ===<br />
{| class="wikitable"<br />
! Aktion !! Kann<br />
|-<br />
| '''Zuordnung''' || Titel (mit Platzhaltern), Tags, Korrespondent, Dokumenttyp, Speicherpfad, Eigentümer, Ansehen- und Bearbeiten-Rechte für Benutzer und Gruppen, Zusatzfelder mit Wert<br />
|-<br />
| '''Entfernung''' || dieselben Merkmale wieder entfernen<br />
|-<br />
| '''E-Mail''' || Nachricht mit Platzhaltern an feste Empfänger, optional mit Dokument als Anhang (SMTP nötig)<br />
|-<br />
| '''Webhook''' || HTTP-POST an eine URL mit Text oder Feldern, eigenen Kopfzeilen, JSON oder Formular<br />
|-<br />
| '''In den Papierkorb''' || verschiebt das Dokument; bei ''Verarbeitung gestartet'' wird die Datei verworfen<br />
|-<br />
| '''Kennwortentfernung''' || probiert hinterlegte Kennwörter für geschützte PDFs; die entschlüsselte Datei wird als neue Version gespeichert<br />
|-<br />
| '''Externe OCR''' || schickt passende Dokumente an Azure Document Intelligence (nur mit ''Verarbeitung gestartet'')<br />
|-<br />
| '''KI-Vorschläge anwenden''' || übernimmt Vorschläge des Sprachmodells für Titel, Tags, Korrespondent, Dokumenttyp, Speicherpfad und Datum (seit 3.1.0)<br />
|}<br />
* Arbeitsabläufe laufen nach ihrer Reihenfolge. Spätere Zuordnungen überschreiben frühere, außer bei Tags, Zusatzfeldern und Berechtigungen – diese werden zusammengeführt.<br />
* '''Platzhalter''' für Titel, E-Mail und Webhook: <code><nowiki>{{correspondent}}</nowiki></code>, <code><nowiki>{{document_type}}</nowiki></code>, <code><nowiki>{{created}}</nowiki></code>, <code><nowiki>{{created_year}}</nowiki></code>, <code><nowiki>{{original_filename}}</nowiki></code>, <code><nowiki>{{doc_url}}</nowiki></code> (braucht <code>PAPERLESS_URL</code>) u. a.; Datumsangaben bei ''Verarbeitung gestartet'' sind noch nicht verfügbar. Jinja2-Filter erlauben z. B. deutsche Monatsnamen.<br />
<br />
== Beispiel 1: Rechte nach Abteilung setzen ==<br />
Dokumente aus dem Eingangsordner haben standardmäßig '''keinen Eigentümer''' und sind damit für alle Benutzer sichtbar. Ein Arbeitsablauf je Abteilung schließt diese Lücke:<br />
* '''Auslöser''': ''Verarbeitung gestartet'', Quelle Eingangsordner, Pfad <code>*/Personal/*</code> (mit Unterordnern am Scanner).<br />
* '''Aktion Zuordnung''': Eigentümer ''personal-admin'', Ansehen und Bearbeiten für Gruppe ''Personal'', Tag ''Personal''.<br />
* Ein zweiter, letzter Arbeitsablauf ohne Pfadfilter weist allen übrigen Dokumenten einen Standard-Eigentümer und die Gruppe ''Sekretariat'' zu.<br />
<br />
== Beispiel 2: Rechnungseingang an die Buchhaltung ==<br />
* '''Auslöser''': ''Dokument hinzugefügt'', Dokumenttyp ''Eingangsrechnung''.<br />
* '''Zuordnung''': Tag ''zu bezahlen'', Gruppe ''Buchhaltung'' darf bearbeiten, Zusatzfelder ''Betrag'' und ''Fällig am'' hinzufügen (ohne Wert), Titel <code><nowiki>{{correspondent}} Rechnung {{created}}</nowiki></code>.<br />
* '''E-Mail''' an <code>buchhaltung@firma.de</code>: Betreff <code><nowiki>Neue Rechnung: {{correspondent}}</nowiki></code>, Text mit <code><nowiki>{{doc_url}}</nowiki></code>, ohne Anhang – der Link genügt und das Dokument bleibt im System.<br />
<br />
== Beispiel 3: Erinnerung an Vertragsfristen ==<br />
* Zusatzfeld ''Kündigungsfrist bis'' (Datum) bei Verträgen pflegen.<br />
* '''Auslöser''': ''Geplant'', Datumsfeld ''Kündigungsfrist bis'', Versatz '''−30 Tage''', Filter Dokumenttyp ''Vertrag''.<br />
* '''Aktionen''': Tag ''Frist'' setzen und E-Mail an die Vertragsverantwortlichen.<br />
<br />
== Beispiel 4: Kennwortgeschützte PDFs ==<br />
Lohnabrechnungen oder Bankauszüge kommen oft kennwortgeschützt an; die Texterkennung kann sie dann nicht lesen.<br />
* '''Auslöser''': ''Verarbeitung gestartet'', E-Mail-Regel ''Lohnabrechnungen''.<br />
* '''Aktion''': ''Kennwortentfernung'' mit dem bekannten Kennwort. Die entschlüsselte Fassung wird als neue Version mit Texterkennung angelegt, das verschlüsselte Original bleibt in der Versionsliste.<br />
* Die Kennwörter liegen im Klartext in der Konfiguration – nur für Personen sichtbar, die Arbeitsabläufe bearbeiten dürfen.<br />
<br />
== Beispiel 5: Meldung an andere Systeme ==<br />
* '''Auslöser''': ''Dokument aktualisiert'', Tag ''freigegeben''.<br />
* '''Webhook''' an eine n8n- oder Fachanwendungs-URL mit JSON-Feldern <code>id</code>, <code>titel</code>, <code>korrespondent</code>, <code>link</code>. Die Gegenstelle holt das Dokument bei Bedarf über die REST-API.<br />
* Webhooks dürfen standardmäßig auch interne Adressen ansprechen. Wer nicht nur Administratoren Arbeitsabläufe bearbeiten lässt, sollte <code>PAPERLESS_WEBHOOKS_ALLOW_INTERNAL_REQUESTS=false</code> sowie <code>PAPERLESS_WEBHOOKS_ALLOWED_SCHEMES</code> und <code>PAPERLESS_WEBHOOKS_ALLOWED_PORTS</code> setzen.<br />
<br />
== Hinweise ==<br />
* '''Berechtigungen''': Arbeitsabläufe haben keinen Eigentümer – wer sie bearbeiten darf, sieht und ändert alle und kann darüber Rechte an beliebigen Dokumenten setzen. Nur Administratoren erlauben.<br />
* '''Testen''': Neue Arbeitsabläufe mit einem Testdokument prüfen; ''Aufgaben'' und der ''Verlauf'' des Dokuments zeigen, was passiert ist.<br />
* '''Vorhandene Dokumente''': Auslöser ''Dokument hinzugefügt'' wirkt nur auf neue Dokumente. Für den Bestand die Mehrfachbearbeitung der Dokumentliste oder den Auslöser ''Geplant'' nutzen.<br />
* Bei Automatisierung von Dokumentenprozessen und Anbindung an Fachanwendungen unterstützen Sie die [https://www.max-it.de/it-services/managed-services/ Managed Services von m.a.x. it].<br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
* [[Paperless-ngx]] – Überblick und alle Artikel der Reihe<br />
* [[Paperless-ngx: Ordnung mit Tags, Korrespondenten und Speicherpfaden]]<br />
* [[Paperless-ngx: Benutzer, Berechtigungen und Absicherung]]<br />
* [[Webhook]]<br />
<br />
== Links und Quellen ==<br />
* [https://docs.paperless-ngx.com/usage/#workflows Paperless-ngx Dokumentation: Workflows]<br />
* [https://www.max-it.de/it-services/managed-services/ Managed Services von m.a.x. it]<br />
<br />
{{Uebermax}}<br />
[[Kategorie:Server-Software]]<br />
</div>imported>TechCorner-Redaktion