imported>TechCorner-Redaktion: Neufassung: Umbraco Forms ScheduledRecordDeletion und Aufbewahrungsfristen, Contour-SQL als Altsystem-Variante

2026-10-14T00:00:00Z

Neufassung: Umbraco Forms ScheduledRecordDeletion und Aufbewahrungsfristen, Contour-SQL als Altsystem-Variante

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{{Steckbrief
| gilt_fuer = Umbraco Forms 13/17 (Umbraco 13/17 LTS); Altinstallationen mit Umbraco Contour (Umbraco 4–7)
| bereich = Server-Software
| dauer = ca. 20 Minuten
| rechte = Umbraco-Administrator, Zugriff auf appsettings.json bzw. SQL Server
| stand = Oktober 2026
}}
'''Wächst die Umbraco-Datenbank durch Formulardaten''', liegt das fast immer an gespeicherten Einsendungen von Umbraco Forms (früher ''Contour''): Jede Formularabsendung – auch Spam und abgebrochene mehrstufige Formulare – landet in der Datenbank und bleibt dort ohne Aufbewahrungsregel für immer. Aktuelle Umbraco-Forms-Versionen bringen dafür eine automatische Löschung mit.

[[Datei:Umbraco-Formulardaten.png|thumb|center|750px|Umbraco Forms: Mit ScheduledRecordDeletion und Aufbewahrungsfristen je Formular werden alte Einsendungen automatisch gelöscht.]]

== Problem ==
* Die Umbraco-Datenbank wird stetig größer, Backups und Wiederherstellungen dauern länger.
* Im Backoffice unter ''Forms → Formular → Entries'' liegen tausende alte oder Spam-Einträge.
* In Altsystemen mit Contour verbleiben abgebrochene mehrstufige Formulare im Status ''PartiallySubmitted''.

== Ursache ==
Umbraco Forms speichert Einsendungen standardmäßig unbegrenzt in den Tabellen <code>UFRecords</code> und den zugehörigen Datentabellen. Eine Löschung findet nur statt, wenn eine Aufbewahrungsfrist konfiguriert ist. Neben dem Speicherplatz ist das auch ein Datenschutzproblem: Personenbezogene Formulardaten dürfen nach [[DSGVO]] nicht länger als nötig aufbewahrt werden.

== Lösung ==
=== Variante 1: Automatische Löschung in Umbraco Forms aktivieren (empfohlen) ===
# Die geplante Löschung in der <code>appsettings.json</code> einschalten:
<syntaxhighlight lang="json">
{
"Umbraco": {
"Forms": {
"Options": {
"ScheduledRecordDeletion": {
"Enabled": true,
"FirstRunTime": "0 3 * * *",
"Period": "1.00:00:00"
}
}
}
}
}
</syntaxhighlight>
# Im Backoffice je Formular unter ''Settings'' die Aufbewahrungsfristen festlegen: '''Tage für übermittelte, genehmigte und abgelehnte Einträge''' (Konfigurationsnamen <code>DaysToRetainSubmittedRecordsFor</code>, <code>DaysToRetainApprovedRecordsFor</code>, <code>DaysToRetainRejectedRecordsFor</code>; <code>0</code> = unbegrenzt). Einträge in anderen Zuständen (z. B. abgebrochene Einsendungen aus Altversionen) erfassen diese Fristen nicht – solche Einträge im Backoffice unter ''Entries'' manuell löschen.
# Website neu starten. Die Löschung läuft danach täglich um 3:00 Uhr (<code>FirstRunTime</code> im Cron-Format; leer = 3 Minuten nach dem Start, <code>Period</code> = Intervall).

{{Hinweis|Die Standardwerte für neue Formulare lassen sich in der <code>appsettings.json</code> unter <code>Umbraco:Forms:FormDesign:Defaults</code> setzen. Bereits vorhandene Formulare müssen im Backoffice einzeln angepasst werden.}}

=== Variante 2: Spam gar nicht erst speichern ===
* Formular-Einstellung '''„Store records locally“''' deaktivieren, wenn Einsendungen nur per E-Mail-Workflow weiterverarbeitet werden – dann landet nichts in der Datenbank.
* '''Honeypot''' und Anti-Forgery-Token (in Umbraco Forms integriert) aktiv lassen und zusätzlich ein Captcha-Feld wie reCAPTCHA v3 oder hCaptcha verwenden.

=== Variante 3: Altsysteme mit Contour per SQL bereinigen ===
Auf Umbraco-7-Installationen mit Contour gibt es keine automatische Löschung. Dort lassen sich alte Einträge per Stored Procedure entfernen – '''vorher die Datenbank sichern''':
<syntaxhighlight lang="tsql">
-- Löscht Contour-Datensätze eines Formulars, die älter als @MaxAge Tage sind.
-- @FormState: 0=Opened 1=Resumed 2=PartiallySubmitted 3=Submitted 4=Approved 5=Deleted
CREATE PROCEDURE [dbo].[DeleteContourRecords]
@FormId UNIQUEIDENTIFIER,
@MaxAge INT = 50,
@FormState INT = 2,
@Limit INT = 50
AS
BEGIN
SET NOCOUNT ON;
BEGIN TRANSACTION
CREATE TABLE #records (id UNIQUEIDENTIFIER)
INSERT INTO #records
SELECT TOP(@Limit) u.Id FROM UFRecords u
WHERE updated < GETDATE()-@MaxAge AND u.State = @FormState AND u.Form = @FormId
ORDER BY u.updated
DELETE FROM UFRecordsXml WHERE id IN (SELECT id FROM #records)
DELETE FROM UFRecords WHERE id IN (SELECT id FROM #records)
DROP TABLE #records
COMMIT
END
</syntaxhighlight>
Aufruf, z. B. für PartiallySubmitted-Einträge älter als 180 Tage (je Lauf maximal 100):
<syntaxhighlight lang="tsql">
EXECUTE DeleteContourRecords '8B045F53-352A-4708-9A36-0DC8D67FD1AB', 180, 2, 100
</syntaxhighlight>

{{Achtung|Das SQL-Skript ist nur für das alte Contour-Datenbankschema gedacht. In aktuellen Umbraco-Forms-Versionen unterscheidet sich das Schema (u. a. weitere Datentabellen und Audit-Tabellen) – dort ausschließlich Variante 1 oder das Backoffice verwenden, sonst bleiben verwaiste Daten zurück.}}

== Hinweise ==
* '''Datenbank verkleinern:''' Gelöschte Einträge geben Platz innerhalb der Datenbank frei; die Datei schrumpft erst nach einer Wartung. <code>DBCC SHRINKDATABASE</code> nur gezielt einsetzen, da es Indizes fragmentiert.
* '''Contour und Umbraco 7''' erhalten seit Jahren keine Sicherheitsupdates mehr. Eine Migration auf Umbraco 17 LTS mit Umbraco Forms ist dringend zu empfehlen, siehe [[CMS Umbraco]].
* '''Export vor dem Löschen:''' Wichtige Einsendungen vorher im Backoffice als CSV/Excel exportieren.
* Bei Betrieb, Bereinigung und Upgrade von Umbraco-Websites unterstützt Sie die [https://www.max-it.de/development/individuelle-softwareentwicklung/ individuelle Softwareentwicklung von m.a.x. it].

== Siehe auch ==
* [[CMS Umbraco]]
* [[DSGVO]]

== Links und Quellen ==
* [https://docs.umbraco.com/umbraco-forms/developer/configuration Umbraco-Dokumentation: Konfiguration von Umbraco Forms]
* [https://www.max-it.de/development/individuelle-softwareentwicklung/ Individuelle Softwareentwicklung von m.a.x. it]

{{Uebermax}}
[[Kategorie:Server-Software]]

Umbraco-Datenbank wächst durch Formulardaten - Versionsgeschichte

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