Paperless-ngx: Backup, Updates und GoBD im Unternehmen

Auf einen Blick

Gilt für	Paperless-ngx 3.3.x mit Docker Compose und PostgreSQL; Umstieg von 2.20.15 auf Version 3; Unternehmen in Deutschland (GoBD, HGB, AO, DSGVO), Stand Oktober 2026
Bereich	Server-Software
Dauer	Backup-Einrichtung ca. 1 Stunde; Restore-Test ca. 1 Stunde; Verfahrensdokumentation ca. 1 Tag
Rechte	Root auf dem Docker-Host, Superuser in Paperless-ngx; Geschäftsführung bzw. Steuerberatung für die Verfahrensdokumentation
Stand	Oktober 2026

Paperless-ngx sichern, aktualisieren und GoBD-gerecht betreiben gehört zusammen: Ein Dokumentenarchiv, das nach einem Plattenausfall oder fehlgeschlagenen Update nicht wiederherstellbar ist, erfüllt keine Aufbewahrungspflicht. Diese Anleitung zeigt die Sicherung mit dem eingebauten Exporter und auf Dateiebene, die Wiederherstellung, den Umstieg von Version 2 auf 3 und was Unternehmen beachten müssen, wenn steuerlich relevante Unterlagen in Paperless-ngx liegen.

Backup und GoBD mit Paperless-ngx: document_exporter erzeugt Originale, Archivfassungen und manifest.json mit allen Metadaten, inkrementell und optional mit Passphrase; zusätzlich PostgreSQL-Dump und Ordner media und data; verschlüsselt außer Haus mit restic; Wiederherstellung mit document_importer in eine leere Instanz gleicher Version; Umstieg auf Version 3 nur von 2.20.15 mit neuen Pflichtwerten; GoBD: Verfahrensdokumentation, Unveränderbarkeit durch Originale, Versionen, Prüfprotokoll und organisatorische Regeln, Aufbewahrung 6, 8 und 10 Jahre, Löschkonzept nach DSGVO.

Was gesichert werden muss

Teil	Inhalt
media/	Originale, PDF/A-Archivfassungen, Vorschaubilder
data/	Suchindex, Klassifikator, LLM-Index, bei SQLite die Datenbank
Datenbank (PostgreSQL)	alle Metadaten, Benutzer, Rechte, Arbeitsabläufe, Notizen, Prüfprotokoll
compose.yaml, .env	Konfiguration inklusive PAPERLESS_SECRET_KEY

Weg 1: Der Document Exporter

Der eingebaute Exporter schreibt alle Dokumente und Metadaten in einen Ordner – unabhängig vom Datenbanksystem und lesbar auch ohne Paperless:

cd /opt/paperless
docker compose exec -T webserver document_exporter ../export --no-progress-bar -d -p

• ../export ist im Container der Ordner /opt/paperless/export auf dem Host.
• Ein vorhandener Export wird inkrementell aktualisiert; -d entfernt Dateien gelöschter Dokumente, -p sortiert in die Unterordner originals, archive, thumbnails, json.
• -f benennt Dateien nach dem eingestellten Dateinamensformat – praktisch für einen Notfallzugriff ohne Paperless.
• --passphrase verschlüsselt sensible Felder im Export (z. B. E-Mail-Zugangsdaten); ohne die Passphrase ist der Import unmöglich.
• -z erstellt eine ZIP-Datei; seit 3.1.0 mit wählbarer Kompression.
• API-Token sind nicht enthalten und müssen nach einer Wiederherstellung neu erzeugt werden.

Weg 2: Datenbank und Ordner

Ergänzend oder alternativ:

docker compose exec -T db pg_dump -U paperless -Fc paperless > /var/backups/paperless/paperless.dump
rsync -a /opt/paperless/media /opt/paperless/data /var/backups/paperless/

Vor der Sicherung sollte möglichst keine Verarbeitung laufen (z. B. nachts).

Sicherungsskript

/usr/local/sbin/paperless-backup.sh:

#!/bin/bash
set -euo pipefail
cd /opt/paperless
docker compose exec -T webserver document_exporter ../export --no-progress-bar -d -p
mkdir -p /var/backups/paperless
docker compose exec -T db pg_dump -U paperless -Fc paperless > /var/backups/paperless/paperless.dump
cp compose.yaml .env /var/backups/paperless/

export RESTIC_REPOSITORY=sftp:backup@nas.firma.lan:/backup/paperless
export RESTIC_PASSWORD_FILE=/root/.restic-paperless
restic backup /opt/paperless/export /var/backups/paperless --tag paperless
restic forget --keep-daily 14 --keep-weekly 8 --keep-monthly 24 --keep-yearly 10 --prune

• Dump und Konfiguration liegen bewusst außerhalb des Export-Ordners, weil -d dort fremde Dateien entfernt.
• Täglich per Cron, Erfolg überwachen.
• Mindestens eine Kopie außer Haus und eine unveränderbare Kopie (z. B. Objektspeicher mit Objektsperre), siehe Datensicherung.
• Das restic-Passwort zusätzlich außerhalb des Servers hinterlegen.

Wiederherstellen

Mit dem Exporter (empfohlen beim Umzug):

1. Neue, leere Paperless-Instanz in derselben Version wie beim Export aufsetzen – ein Export lässt sich nicht zuverlässig in eine andere Version einspielen.
2. Export nach /opt/paperless/export kopieren.
3. docker compose exec webserver document_importer ../export (gegebenenfalls mit --passphrase).
4. Danach auf die gewünschte neue Version aktualisieren.

Mit Dump und Ordnern: Container stoppen, media und data zurückkopieren, Datenbank mit pg_restore einspielen, starten.

Restore-Test mindestens halbjährlich auf einem isolierten System ohne E-Mail-Abruf (E-Mail-Konten sonst deaktivieren), Stichproben öffnen und das Ergebnis dokumentieren.

Updates und Umstieg auf Version 3

• Innerhalb einer Hauptversion: Backup, Versions-Tag anheben, docker compose pull && docker compose up -d.
• Von Version 2 auf 3 nur von 2.20.15 aus. Vorher anpassen:

Änderung	Maßnahme
PAPERLESS_SECRET_KEY ist Pflicht	alten Wert übernehmen (Sitzungen bleiben) oder neuen setzen
PAPERLESS_DBENGINE ist Pflicht für PostgreSQL/MariaDB	postgresql bzw. mariadb ergänzen
OCR und Archivfassung getrennt	PAPERLESS_OCR_MODE=skip → auto; PAPERLESS_OCR_SKIP_ARCHIVE_FILE entfernen, stattdessen PAPERLESS_ARCHIVE_FILE_GENERATION
Eingangsordner neu	CONSUMER_POLLING → CONSUMER_POLLING_INTERVAL, Verzögerungen → CONSUMER_STABILITY_DELAY, Ignorier-Muster jetzt reguläre Ausdrücke
Duplikate werden angenommen	für das alte Verhalten PAPERLESS_CONSUMER_DELETE_DUPLICATES=true
Dokumentverschlüsselung entfällt	vorher decrypt_documents ausführen, falls genutzt
Suchindex neu (Tantivy)	wird beim ersten Start automatisch neu aufgebaut; Suchen nach Notizen/Zusatzfeldern brauchen Präfix
Consume-Skripte	nur noch Umgebungsvariablen statt $1 … $8
Login hinter Proxy	PAPERLESS_TRUSTED_PROXIES prüfen, sonst 403
Aufgabenliste	wird beim Umstieg geleert

• Die CPU muss SSE4.2 unterstützen; sonst PAPERLESS_TRAIN_TASK_CRON=disable.
• Den offiziellen Migrationsleitfaden vollständig lesen und den Umstieg zuerst an einer Kopie testen.

GoBD: Paperless-ngx für steuerlich relevante Unterlagen

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) verlangen unter anderem Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Ordnung, Nachvollziehbarkeit, Lesbarkeit über die gesamte Frist und eine Verfahrensdokumentation. Eine Software ist nie „GoBD-zertifiziert“ – entscheidend ist das Zusammenspiel aus Technik und Organisation.

Anforderung	Was Paperless-ngx bietet	Was organisatorisch nötig ist
Unveränderbarkeit	Original bleibt immer erhalten; Dateiversionen; Prüfprotokoll protokolliert Änderungen an Metadaten	Rechte zum Löschen nur für wenige Personen; unveränderbare Backups; kein direkter Zugriff auf den Medienordner
Vollständigkeit	automatische Erfassung aus Scanner und Postfach	festgelegte Eingangswege, Kontrolle über den Posteingang
Ordnung und Auffindbarkeit	Metadaten, Volltextsuche, Archiv-Seriennummer	Ablagekonzept dokumentieren
Lesbarkeit	PDF/A-Archivfassung	Format- und Systemwechsel planen; Export als Ausstiegsweg
Löschschutz	Papierkorb (30 Tage), Prüfprotokoll	keine technische Aufbewahrungssperre – organisatorisch und über Backups absichern
Datenzugriff der Finanzverwaltung	Export und Suche	Zugriff für die Betriebsprüfung im Verfahren beschreiben

• Elektronisch empfangene Unterlagen (PDF-Rechnungen per E-Mail, E-Rechnungen) sind im empfangenen Format aufzubewahren. Bei E-Rechnungen ist die strukturierte XML-Datei maßgeblich; sie gehört in die Buchhaltungssoftware bzw. ein Archiv, das sie unverändert speichert.
• Ersetzendes Scannen: Papierbelege dürfen nach dem Scannen nur vernichtet werden, wenn das Verfahren dokumentiert ist und die Bilddatei mit dem Original übereinstimmt. Orientierung gibt die Technische Richtlinie TR-RESISCAN des BSI; Originale mit besonderer Beweisfunktion (z. B. notarielle Urkunden) aufbewahren.
• Grundlagen: Revisionssicherheit, Archivierung.

Aufbewahrung und Löschung

Unterlagen	Frist
Handels- und Geschäftsbriefe (z. B. Verträge, Korrespondenz)	6 Jahre
Buchungsbelege (z. B. Rechnungen)	8 Jahre (seit 2025)
Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare	10 Jahre

• Die Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres; maßgeblich sind § 257 HGB und § 147 AO.
• Löschkonzept nach DSGVO: Nach Ablauf der Frist löschen – z. B. mit einer gespeicherten Ansicht „Rechnungen älter als 8 Jahre“ und jährlicher Prüfung. Auch Backups müssen in das Konzept einbezogen werden.
• Personalunterlagen und andere sensible Daten mit eigenen Gruppen und Fristen führen, siehe Paperless-ngx: Benutzer, Berechtigungen und Absicherung.
• Paperless-ngx im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten führen; bei KI-Nutzung mit Cloud-Anbieter zusätzlich die Übermittlung dokumentieren, siehe Paperless-ngx: KI-Funktionen mit Ollama oder OpenAI.

Hinweise

• Keine Steuer- oder Rechtsberatung: Verfahrensdokumentation und Fristen mit Steuerberatung abstimmen.
• Bei verschlüsselten, unveränderbaren Offsite-Backups für Dokumentenarchive unterstützt Sie das Cloud-Backup von m.a.x. it.

Siehe auch

• Paperless-ngx – Überblick und alle Artikel der Reihe
• Paperless-ngx: Installation mit Docker Compose
• DocuSeal: Datenschutz und Aufbewahrung im Unternehmen
• Datensicherung

Links und Quellen

• Paperless-ngx Dokumentation: Administration
• Cloud-Backup von m.a.x. it

Über m.a.x. it Die m.a.x. Informationstechnologie AG ist seit über 30 Jahren IT-Partner mittelständischer und großer Unternehmen in München und bietet maßgeschneiderte Lösungen und Services in den Bereichen Cloud, Cybersecurity, Netzwerk, Windows, Linux und Softwareentwicklung. Sie haben eine Frage zu diesem Artikel oder brauchen Unterstützung? Kontakt aufnehmen