Paperless-ngx: Arbeitsabläufe automatisieren

Auf einen Blick

Gilt für	Paperless-ngx 3.3.x; Arbeitsabläufe (Workflows) mit Auslösern und Aktionen, Platzhalter mit Jinja2
Bereich	Server-Software
Dauer	je Arbeitsablauf ca. 10–20 Minuten
Rechte	Benutzer mit Berechtigung für Arbeitsabläufe (vergleichbar mit Administratorrechten)
Stand	Oktober 2026

Arbeitsabläufe in Paperless-ngx automatisieren, was nach dem Eingang eines Dokuments passieren soll: Berechtigungen für die richtige Abteilung setzen, Titel nach einem festen Schema bilden, die Buchhaltung per E-Mail informieren, an ein anderes System melden oder an Fristen erinnern. Jeder Arbeitsablauf besteht aus Auslösern mit Filtern und Aktionen, die der Reihe nach ausgeführt werden. Diese Anleitung erklärt die Bausteine und zeigt fünf Beispiele aus dem Unternehmensalltag.

Arbeitsabläufe in Paperless-ngx: Auslöser Verarbeitung gestartet (Filter Quelle, Dateiname, Pfad, E-Mail-Regel), Dokument hinzugefügt und Dokument aktualisiert (Filter Inhalt, Tags, Dokumenttyp, Korrespondent, Zusatzfelder) sowie Geplant (Datum mit Versatz, stündliche Prüfung); Aktionen Zuordnung (Titel, Tags, Eigentümer, Berechtigungen, Zusatzfelder), Entfernung, E-Mail, Webhook, In den Papierkorb, Kennwortentfernung, Externe OCR, KI-Vorschläge anwenden; Beispiele Abteilungsrechte, Rechnungseingang, Vertragsfristen.

Bausteine der Arbeitsabläufe in Paperless-ngx

Verwaltung › Arbeitsabläufe › Erstellen: Name, Reihenfolge, ein oder mehrere Auslöser und Aktionen.

Auslöser

Auslöser	Zeitpunkt	Filter
Verarbeitung gestartet	bevor das Dokument angelegt wird	Quelle (Eingangsordner, API/Upload, E-Mail), Dateiname und Pfad mit Platzhaltern wie *.pdf, E-Mail-Regel
Dokument hinzugefügt	nach Texterkennung und automatischer Zuweisung	Inhalt (Zuweisungsalgorithmus), Tags (irgendeiner, alle, keiner), Dokumenttyp, Korrespondent, Speicherpfad, Zusatzfeld-Abfrage
Dokument aktualisiert	bei jeder Änderung	wie oben
Geplant	zu einem Datum mit Versatz in Tagen; geprüft stündlich	Datum hinzugefügt, erstellt, geändert oder ein Datums-Zusatzfeld; einmalig oder wiederkehrend

Aktionen

Aktion	Kann
Zuordnung	Titel (mit Platzhaltern), Tags, Korrespondent, Dokumenttyp, Speicherpfad, Eigentümer, Ansehen- und Bearbeiten-Rechte für Benutzer und Gruppen, Zusatzfelder mit Wert
Entfernung	dieselben Merkmale wieder entfernen
E-Mail	Nachricht mit Platzhaltern an feste Empfänger, optional mit Dokument als Anhang (SMTP nötig)
Webhook	HTTP-POST an eine URL mit Text oder Feldern, eigenen Kopfzeilen, JSON oder Formular
In den Papierkorb	verschiebt das Dokument; bei Verarbeitung gestartet wird die Datei verworfen
Kennwortentfernung	probiert hinterlegte Kennwörter für geschützte PDFs; die entschlüsselte Datei wird als neue Version gespeichert
Externe OCR	schickt passende Dokumente an Azure Document Intelligence (nur mit Verarbeitung gestartet)
KI-Vorschläge anwenden	übernimmt Vorschläge des Sprachmodells für Titel, Tags, Korrespondent, Dokumenttyp, Speicherpfad und Datum (seit 3.1.0)

• Arbeitsabläufe laufen nach ihrer Reihenfolge. Spätere Zuordnungen überschreiben frühere, außer bei Tags, Zusatzfeldern und Berechtigungen – diese werden zusammengeführt.
• Platzhalter für Titel, E-Mail und Webhook: {{correspondent}}, {{document_type}}, {{created}}, {{created_year}}, {{original_filename}}, {{doc_url}} (braucht PAPERLESS_URL) u. a.; Datumsangaben bei Verarbeitung gestartet sind noch nicht verfügbar. Jinja2-Filter erlauben z. B. deutsche Monatsnamen.

Beispiel 1: Rechte nach Abteilung setzen

Dokumente aus dem Eingangsordner haben standardmäßig keinen Eigentümer und sind damit für alle Benutzer sichtbar. Ein Arbeitsablauf je Abteilung schließt diese Lücke:

• Auslöser: Verarbeitung gestartet, Quelle Eingangsordner, Pfad */Personal/* (mit Unterordnern am Scanner).
• Aktion Zuordnung: Eigentümer personal-admin, Ansehen und Bearbeiten für Gruppe Personal, Tag Personal.
• Ein zweiter, letzter Arbeitsablauf ohne Pfadfilter weist allen übrigen Dokumenten einen Standard-Eigentümer und die Gruppe Sekretariat zu.

Beispiel 2: Rechnungseingang an die Buchhaltung

• Auslöser: Dokument hinzugefügt, Dokumenttyp Eingangsrechnung.
• Zuordnung: Tag zu bezahlen, Gruppe Buchhaltung darf bearbeiten, Zusatzfelder Betrag und Fällig am hinzufügen (ohne Wert), Titel {{correspondent}} Rechnung {{created}}.
• E-Mail an buchhaltung@firma.de: Betreff Neue Rechnung: {{correspondent}}, Text mit {{doc_url}}, ohne Anhang – der Link genügt und das Dokument bleibt im System.

Beispiel 3: Erinnerung an Vertragsfristen

• Zusatzfeld Kündigungsfrist bis (Datum) bei Verträgen pflegen.
• Auslöser: Geplant, Datumsfeld Kündigungsfrist bis, Versatz −30 Tage, Filter Dokumenttyp Vertrag.
• Aktionen: Tag Frist setzen und E-Mail an die Vertragsverantwortlichen.

Beispiel 4: Kennwortgeschützte PDFs

Lohnabrechnungen oder Bankauszüge kommen oft kennwortgeschützt an; die Texterkennung kann sie dann nicht lesen.

• Auslöser: Verarbeitung gestartet, E-Mail-Regel Lohnabrechnungen.
• Aktion: Kennwortentfernung mit dem bekannten Kennwort. Die entschlüsselte Fassung wird als neue Version mit Texterkennung angelegt, das verschlüsselte Original bleibt in der Versionsliste.
• Die Kennwörter liegen im Klartext in der Konfiguration – nur für Personen sichtbar, die Arbeitsabläufe bearbeiten dürfen.

Beispiel 5: Meldung an andere Systeme

• Auslöser: Dokument aktualisiert, Tag freigegeben.
• Webhook an eine n8n- oder Fachanwendungs-URL mit JSON-Feldern id, titel, korrespondent, link. Die Gegenstelle holt das Dokument bei Bedarf über die REST-API.
• Webhooks dürfen standardmäßig auch interne Adressen ansprechen. Wer nicht nur Administratoren Arbeitsabläufe bearbeiten lässt, sollte PAPERLESS_WEBHOOKS_ALLOW_INTERNAL_REQUESTS=false sowie PAPERLESS_WEBHOOKS_ALLOWED_SCHEMES und PAPERLESS_WEBHOOKS_ALLOWED_PORTS setzen.

Hinweise

• Berechtigungen: Arbeitsabläufe haben keinen Eigentümer – wer sie bearbeiten darf, sieht und ändert alle und kann darüber Rechte an beliebigen Dokumenten setzen. Nur Administratoren erlauben.
• Testen: Neue Arbeitsabläufe mit einem Testdokument prüfen; Aufgaben und der Verlauf des Dokuments zeigen, was passiert ist.
• Vorhandene Dokumente: Auslöser Dokument hinzugefügt wirkt nur auf neue Dokumente. Für den Bestand die Mehrfachbearbeitung der Dokumentliste oder den Auslöser Geplant nutzen.
• Bei Automatisierung von Dokumentenprozessen und Anbindung an Fachanwendungen unterstützen Sie die Managed Services von m.a.x. it.

Siehe auch

• Paperless-ngx – Überblick und alle Artikel der Reihe
• Paperless-ngx: Ordnung mit Tags, Korrespondenten und Speicherpfaden
• Paperless-ngx: Benutzer, Berechtigungen und Absicherung
• Webhook

Links und Quellen

• Paperless-ngx Dokumentation: Workflows
• Managed Services von m.a.x. it

Über m.a.x. it Die m.a.x. Informationstechnologie AG ist seit über 30 Jahren IT-Partner mittelständischer und großer Unternehmen in München und bietet maßgeschneiderte Lösungen und Services in den Bereichen Cloud, Cybersecurity, Netzwerk, Windows, Linux und Softwareentwicklung. Sie haben eine Frage zu diesem Artikel oder brauchen Unterstützung? Kontakt aufnehmen