Quelltext der Seite DocuSeal: Vorlagen erstellen und Dokumente zur Unterschrift senden

{{Steckbrief
| gilt_fuer   = DocuSeal 3.3.x (Open Source, selbst gehostet); Vorlagen aus PDF, DOCX oder Bildern; Unterzeichnen im Browser und auf dem Smartphone
| bereich     = Server-Software
| dauer       = erste Vorlage ca. 15–30 Minuten; Versand ca. 2 Minuten
| rechte      = Benutzer in DocuSeal
| stand       = Oktober 2026
}}
'''Mit DocuSeal Dokumente zur Unterschrift senden''' läuft in zwei Schritten: Zuerst wird aus einem PDF oder Word-Dokument einmalig eine '''Vorlage''' mit Feldern und Parteien. Danach lassen sich daraus beliebig viele '''Einreichungen''' an Empfänger verschicken, die im Browser ausfüllen und unterschreiben. Diese Anleitung zeigt den Vorlagen-Editor, die Feldtypen, Unterschriftsreihenfolge und Empfängerprüfung, den Versand per E-Mail oder Freigabelink und was nach dem Abschluss mit den Dokumenten passiert.

[[Datei:DocuSeal-Vorlagen.png|thumb|center|750px|Vorlagen und Versand in DocuSeal: Dokument hochladen, im Editor Felder wie Unterschrift, Initialen, Datum, Text, Zahl, Kontrollkästchen, Auswahl, Datei und Stempel platzieren und Parteien wie Mitarbeiter und Firma zuordnen; Einstellungen für Reihenfolge, E-Mail-Code zum Öffnen, Ablehnen und Delegieren; Versand per E-Mail, Freigabelink oder QR-Code oder Selbst unterschreiben; Status Gesendet, Geöffnet, Fertig, Abgelehnt, Abgelaufen; Ergebnis signiertes PDF mit Prüfprotokoll.]]

== Begriffe ==
{| class="wikitable"
! Begriff !! Bedeutung
|-
| '''Vorlage''' || Dokument mit platzierten Feldern und Parteien; wiederverwendbar
|-
| '''Partei''' || Rolle in der Vorlage, z. B. ''Mitarbeiter'' und ''Firma''; jedes Feld gehört genau einer Partei
|-
| '''Einreichung''' || ein konkreter Vorgang aus einer Vorlage mit echten Empfängern
|-
| '''Prüfprotokoll''' || PDF mit allen Ereignissen, Prüfsummen, IP-Adressen und Zeitpunkten
|}

== Schritt 1: Vorlage in DocuSeal anlegen ==
# Auf der Startseite ''Hochladen'' wählen oder ein PDF, DOCX oder Bild in das Fenster ziehen. Mehrere Dateien werden zu einer Vorlage zusammengefasst.
# Vorhandene PDF-Formularfelder übernimmt DocuSeal automatisch. Sonst Felder aus der Leiste auf das Dokument ziehen oder mit der Maus ein Rechteck aufziehen.
# '''Parteien''' oben im Editor anlegen und umbenennen (z. B. ''Mitarbeiter'', ''Personalabteilung''), dann jedes Feld der richtigen Partei zuordnen. Die Farbe zeigt die Zuordnung.
# Für jedes Feld festlegen: Name, ''Pflichtfeld'', ''Schreibgeschützt'', Vorbelegung, Format (z. B. Datumsformat, Prozent, IBAN-Prüfung seit 3.3.1).
# Speichern. Jede Speicherung legt eine '''Revision''' an, zu der man später zurückkehren kann.

'''Wichtige Feldtypen:'''
{| class="wikitable"
! Feld !! Einsatz
|-
| Unterschrift, Initialen || gezeichnet, hochgeladen oder – wenn erlaubt – getippt
|-
| Datum || Eingabe oder automatisch das Datum der Unterschrift
|-
| Text, Zahl || Name, Anschrift, Beträge; mit Prüfmuster
|-
| Kontrollkästchen, Auswahl, Optionsfeld || Zustimmungen, Varianten
|-
| Datei, Bild || Unterzeichner lädt z. B. Ausweis- oder Nachweiskopie hoch
|-
| Stempel || Firmenstempel der Partei
|}
'''Dokumenteditor:''' Seiten hinzufügen, entfernen, drehen und zuschneiden, Fotos in gescannte Seiten umwandeln und Inhalte '''echt schwärzen''' – der geschwärzte Text ist danach nicht mehr im PDF enthalten.

== Schritt 2: Vorlage einstellen ==
Unter ''Einstellungen'' der Vorlage:
* '''Reihenfolge beibehalten''': Die zweite Partei erhält die Einladung erst, wenn die erste fertig ist – z. B. erst der Mitarbeiter, dann die Geschäftsführung.
* '''E-Mail-2FA erforderlich, um zu öffnen''': Der Empfänger muss einen Einmalcode aus seiner E-Mail eingeben. Das belegt, dass die Person Zugriff auf das Postfach hat, und schützt weitergeleitete Links. Solche Vorlagen lassen sich nicht über einen Freigabelink nutzen.
* '''E-Mail-Texte''' für Einladung und Abschluss anpassen, Abschlussmeldung oder Weiterleitungs-Adresse nach dem Unterschreiben setzen.

Kontoweit unter ''Einstellungen › Konto'':
{| class="wikitable"
! Einstellung !! Empfehlung
|-
| Ablehnen von Dokumenten erlauben || an – mit Begründung, die an den Absender geht
|-
| Delegieren von Dokumenten erlauben || nur, wenn Empfänger Dokumente an andere weitergeben dürfen
|-
| Getippte Unterschriften zulassen || je nach Anspruch; gezeichnete Unterschriften wirken für Empfänger verbindlicher, rechtlich ändert es wenig
|-
| Reihenfolge der Unterschriften immer erzwingen || an, wenn Freigabeketten üblich sind
|-
| Abgeschlossene Dokumente und Prüfprotokoll kombinieren || an – ein PDF für die Ablage
|-
| Grund für die Signatur erforderlich || optional, z. B. „Genehmigt“, „Zur Kenntnis genommen“
|-
| Authentifizierung für Dateidownload-Links erforderlich || an, siehe [[DocuSeal: Absichern, Backup und Betrieb]]
|}

== Schritt 3: Versenden ==
* '''Per E-Mail''': ''Empfänger hinzufügen'', je Partei Name und E-Mail eintragen, optional Felder vorbelegen, ''Senden''. Ohne SMTP lassen sich die Links auch kopieren und selbst verschicken.
* '''Selbst unterschreiben''': Der Absender füllt seine Partei sofort aus, danach geht die Einladung an die nächste.
* '''Freigabelink und QR-Code''': Ein öffentlicher Link, über den beliebig viele Personen das Formular ausfüllen – gut für Anmeldungen, Einverständniserklärungen oder Kundenformulare am Empfang. Jeder Aufruf erzeugt eine eigene Einreichung. Am besten geeignet für Vorlagen mit einer ausfüllenden Partei.
* '''Massenversand''' aus Tabellen, '''Erinnerungen''' und '''SMS''' gibt es nur in Pro. In der freien Version per API oder durch erneutes Senden aus der Übersicht.

== Schritt 4: Unterzeichnen aus Sicht des Empfängers ==
# Link in der E-Mail öffnen, gegebenenfalls Code aus der zweiten E-Mail eingeben.
# DocuSeal führt Schritt für Schritt durch die Pflichtfelder – auf dem Smartphone Feld für Feld, am PC auf Wunsch über das ganze Dokument.
# Unterschrift zeichnen, hochladen oder tippen, ''Fertig''.
# Der Empfänger kann das Ergebnis direkt herunterladen und erhält es per E-Mail.
Für Menschen mit Sehbehinderung ist der Ablauf seit 2.5.0 mit Tastatur und Bildschirmleser bedienbar, siehe [[Barrierefreiheit]].

== Schritt 5: Nach dem Abschluss ==
* '''Status''' in der Übersicht der Einreichungen: ''Gesendet'', ''Geöffnet'', ''Fertig'', ''Abgelehnt'', ''Abgelaufen''.
* DocuSeal erzeugt das '''signierte PDF''' mit digitaler Signatur und das '''Prüfprotokoll''' mit Prüfsummen (SHA-256) des Originals und des Ergebnisses, E-Mail-Verifizierung, IP-Adresse, Browser und allen Zeitpunkten.
* Abgeschlossene Dokumente im '''Dokumentenmanagement''' oder in der Personalakte ablegen; DocuSeal ist kein Archivsystem, siehe [[DocuSeal: Datenschutz und Aufbewahrung im Unternehmen]].
* Signaturen prüfen: ''Einstellungen › E-Signatur › Signiertes PDF verifizieren'' oder im Adobe Reader, siehe [[DocuSeal: Signaturzertifikate, Zeitstempel und Prüfung]].

== Typische Einsatzfälle ==
{| class="wikitable"
! Dokument !! Parteien !! Hinweis
|-
| Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) || Geschäftspartner, Firma || formfrei, gut geeignet
|-
| Angebot, Auftragsbestätigung || Kunde || formfrei
|-
| Auftragsverarbeitungsvertrag || Kunde bzw. Dienstleister, Firma || elektronisches Format nach Art. 28 Abs. 9 DSGVO zulässig
|-
| Datenschutz-Einwilligung, Foto-Freigabe || Mitarbeiter oder Besucher || Freigabelink; Widerruf beachten
|-
| Unbefristeter Arbeitsvertrag || Mitarbeiter, Personalabteilung || möglich, aber ohne Befristung und ohne nachvertragliches Wettbewerbsverbot, siehe Rechtslage
|-
| Kündigung, Aufhebungsvertrag || – || '''nicht''' elektronisch möglich
|}
Einzelheiten: [[DocuSeal: Elektronische Signatur – Rechtslage in Deutschland]].

== Hinweise ==
* '''Vorlagen pflegen''': Ordner nach Abteilungen anlegen, Vorlagen eindeutig benennen und Änderungen über die Revisionen nachvollziehen.
* '''Rechte''': In der freien Version sehen alle Benutzer alle Vorlagen und Einreichungen. Personalvorgänge deshalb gegebenenfalls auf einer eigenen Instanz oder mit Pro (private Vorlagen, Rollen) abbilden.
* Bei Digitalisierung von Formularen und Freigabeprozessen unterstützt Sie das Team [https://www.max-it.de/it-services/digitaler-arbeitsplatz/ Digitaler Arbeitsplatz von m.a.x. it].

== Siehe auch ==
* [[DocuSeal]] – Überblick und alle Artikel der Reihe
* [[DocuSeal: API, Webhooks und Automatisierung]]
* [[PDF]]
* [[Digitale Signatur]]

== Links und Quellen ==
* [https://www.docuseal.com/guides DocuSeal Guides]
* [https://www.max-it.de/it-services/digitaler-arbeitsplatz/ Digitaler Arbeitsplatz von m.a.x. it]

{{Uebermax}}
[[Kategorie:Server-Software]]