DocuSeal: Vorlagen erstellen und Dokumente zur Unterschrift senden
Aus maxTechCorner
Auf einen Blick
| Gilt für | DocuSeal 3.3.x (Open Source, selbst gehostet); Vorlagen aus PDF, DOCX oder Bildern; Unterzeichnen im Browser und auf dem Smartphone |
|---|---|
| Bereich | Server-Software |
| Dauer | erste Vorlage ca. 15–30 Minuten; Versand ca. 2 Minuten |
| Rechte | Benutzer in DocuSeal |
| Stand | Oktober 2026 |
Mit DocuSeal Dokumente zur Unterschrift senden läuft in zwei Schritten: Zuerst wird aus einem PDF oder Word-Dokument einmalig eine Vorlage mit Feldern und Parteien. Danach lassen sich daraus beliebig viele Einreichungen an Empfänger verschicken, die im Browser ausfüllen und unterschreiben. Diese Anleitung zeigt den Vorlagen-Editor, die Feldtypen, Unterschriftsreihenfolge und Empfängerprüfung, den Versand per E-Mail oder Freigabelink und was nach dem Abschluss mit den Dokumenten passiert.
Begriffe
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Vorlage | Dokument mit platzierten Feldern und Parteien; wiederverwendbar |
| Partei | Rolle in der Vorlage, z. B. Mitarbeiter und Firma; jedes Feld gehört genau einer Partei |
| Einreichung | ein konkreter Vorgang aus einer Vorlage mit echten Empfängern |
| Prüfprotokoll | PDF mit allen Ereignissen, Prüfsummen, IP-Adressen und Zeitpunkten |
Schritt 1: Vorlage in DocuSeal anlegen
- Auf der Startseite Hochladen wählen oder ein PDF, DOCX oder Bild in das Fenster ziehen. Mehrere Dateien werden zu einer Vorlage zusammengefasst.
- Vorhandene PDF-Formularfelder übernimmt DocuSeal automatisch. Sonst Felder aus der Leiste auf das Dokument ziehen oder mit der Maus ein Rechteck aufziehen.
- Parteien oben im Editor anlegen und umbenennen (z. B. Mitarbeiter, Personalabteilung), dann jedes Feld der richtigen Partei zuordnen. Die Farbe zeigt die Zuordnung.
- Für jedes Feld festlegen: Name, Pflichtfeld, Schreibgeschützt, Vorbelegung, Format (z. B. Datumsformat, Prozent, IBAN-Prüfung seit 3.3.1).
- Speichern. Jede Speicherung legt eine Revision an, zu der man später zurückkehren kann.
Wichtige Feldtypen:
| Feld | Einsatz |
|---|---|
| Unterschrift, Initialen | gezeichnet, hochgeladen oder – wenn erlaubt – getippt |
| Datum | Eingabe oder automatisch das Datum der Unterschrift |
| Text, Zahl | Name, Anschrift, Beträge; mit Prüfmuster |
| Kontrollkästchen, Auswahl, Optionsfeld | Zustimmungen, Varianten |
| Datei, Bild | Unterzeichner lädt z. B. Ausweis- oder Nachweiskopie hoch |
| Stempel | Firmenstempel der Partei |
Dokumenteditor: Seiten hinzufügen, entfernen, drehen und zuschneiden, Fotos in gescannte Seiten umwandeln und Inhalte echt schwärzen – der geschwärzte Text ist danach nicht mehr im PDF enthalten.
Schritt 2: Vorlage einstellen
Unter Einstellungen der Vorlage:
- Reihenfolge beibehalten: Die zweite Partei erhält die Einladung erst, wenn die erste fertig ist – z. B. erst der Mitarbeiter, dann die Geschäftsführung.
- E-Mail-2FA erforderlich, um zu öffnen: Der Empfänger muss einen Einmalcode aus seiner E-Mail eingeben. Das belegt, dass die Person Zugriff auf das Postfach hat, und schützt weitergeleitete Links. Solche Vorlagen lassen sich nicht über einen Freigabelink nutzen.
- E-Mail-Texte für Einladung und Abschluss anpassen, Abschlussmeldung oder Weiterleitungs-Adresse nach dem Unterschreiben setzen.
Kontoweit unter Einstellungen › Konto:
| Einstellung | Empfehlung |
|---|---|
| Ablehnen von Dokumenten erlauben | an – mit Begründung, die an den Absender geht |
| Delegieren von Dokumenten erlauben | nur, wenn Empfänger Dokumente an andere weitergeben dürfen |
| Getippte Unterschriften zulassen | je nach Anspruch; gezeichnete Unterschriften wirken für Empfänger verbindlicher, rechtlich ändert es wenig |
| Reihenfolge der Unterschriften immer erzwingen | an, wenn Freigabeketten üblich sind |
| Abgeschlossene Dokumente und Prüfprotokoll kombinieren | an – ein PDF für die Ablage |
| Grund für die Signatur erforderlich | optional, z. B. „Genehmigt“, „Zur Kenntnis genommen“ |
| Authentifizierung für Dateidownload-Links erforderlich | an, siehe DocuSeal: Absichern, Backup und Betrieb |
Schritt 3: Versenden
- Per E-Mail: Empfänger hinzufügen, je Partei Name und E-Mail eintragen, optional Felder vorbelegen, Senden. Ohne SMTP lassen sich die Links auch kopieren und selbst verschicken.
- Selbst unterschreiben: Der Absender füllt seine Partei sofort aus, danach geht die Einladung an die nächste.
- Freigabelink und QR-Code: Ein öffentlicher Link, über den beliebig viele Personen das Formular ausfüllen – gut für Anmeldungen, Einverständniserklärungen oder Kundenformulare am Empfang. Jeder Aufruf erzeugt eine eigene Einreichung. Am besten geeignet für Vorlagen mit einer ausfüllenden Partei.
- Massenversand aus Tabellen, Erinnerungen und SMS gibt es nur in Pro. In der freien Version per API oder durch erneutes Senden aus der Übersicht.
Schritt 4: Unterzeichnen aus Sicht des Empfängers
- Link in der E-Mail öffnen, gegebenenfalls Code aus der zweiten E-Mail eingeben.
- DocuSeal führt Schritt für Schritt durch die Pflichtfelder – auf dem Smartphone Feld für Feld, am PC auf Wunsch über das ganze Dokument.
- Unterschrift zeichnen, hochladen oder tippen, Fertig.
- Der Empfänger kann das Ergebnis direkt herunterladen und erhält es per E-Mail.
Für Menschen mit Sehbehinderung ist der Ablauf seit 2.5.0 mit Tastatur und Bildschirmleser bedienbar, siehe Barrierefreiheit.
Schritt 5: Nach dem Abschluss
- Status in der Übersicht der Einreichungen: Gesendet, Geöffnet, Fertig, Abgelehnt, Abgelaufen.
- DocuSeal erzeugt das signierte PDF mit digitaler Signatur und das Prüfprotokoll mit Prüfsummen (SHA-256) des Originals und des Ergebnisses, E-Mail-Verifizierung, IP-Adresse, Browser und allen Zeitpunkten.
- Abgeschlossene Dokumente im Dokumentenmanagement oder in der Personalakte ablegen; DocuSeal ist kein Archivsystem, siehe DocuSeal: Datenschutz und Aufbewahrung im Unternehmen.
- Signaturen prüfen: Einstellungen › E-Signatur › Signiertes PDF verifizieren oder im Adobe Reader, siehe DocuSeal: Signaturzertifikate, Zeitstempel und Prüfung.
Typische Einsatzfälle
| Dokument | Parteien | Hinweis |
|---|---|---|
| Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) | Geschäftspartner, Firma | formfrei, gut geeignet |
| Angebot, Auftragsbestätigung | Kunde | formfrei |
| Auftragsverarbeitungsvertrag | Kunde bzw. Dienstleister, Firma | elektronisches Format nach Art. 28 Abs. 9 DSGVO zulässig |
| Datenschutz-Einwilligung, Foto-Freigabe | Mitarbeiter oder Besucher | Freigabelink; Widerruf beachten |
| Unbefristeter Arbeitsvertrag | Mitarbeiter, Personalabteilung | möglich, aber ohne Befristung und ohne nachvertragliches Wettbewerbsverbot, siehe Rechtslage |
| Kündigung, Aufhebungsvertrag | – | nicht elektronisch möglich |
Einzelheiten: DocuSeal: Elektronische Signatur – Rechtslage in Deutschland.
Hinweise
- Vorlagen pflegen: Ordner nach Abteilungen anlegen, Vorlagen eindeutig benennen und Änderungen über die Revisionen nachvollziehen.
- Rechte: In der freien Version sehen alle Benutzer alle Vorlagen und Einreichungen. Personalvorgänge deshalb gegebenenfalls auf einer eigenen Instanz oder mit Pro (private Vorlagen, Rollen) abbilden.
- Bei Digitalisierung von Formularen und Freigabeprozessen unterstützt Sie das Team Digitaler Arbeitsplatz von m.a.x. it.
Siehe auch
- DocuSeal – Überblick und alle Artikel der Reihe
- DocuSeal: API, Webhooks und Automatisierung
- Digitale Signatur
Links und Quellen
Über m.a.x. it Die m.a.x. Informationstechnologie AG ist seit über 30 Jahren IT-Partner mittelständischer und großer Unternehmen in München und bietet maßgeschneiderte Lösungen und Services in den Bereichen Cloud, Cybersecurity, Netzwerk, Windows, Linux und Softwareentwicklung. Sie haben eine Frage zu diesem Artikel oder brauchen Unterstützung?
