Mailformatierung in Abhängigkeit von Empfängerkreis: Unterschied zwischen den Versionen

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=== '''Symptom''' ===
== Problem ==
Nach längerer Abwesenheitszeit ist die Liste der ungelesenen Mails in der Outlook-Inbox nahezu un-überschaubar und schwer nach Prioritäten zu sortieren. <br />
Nach längerer Abwesenheit ist die Liste ungelesener Mails im Outlook-Posteingang unübersichtlich und schwer nach Priorität zu sortieren.
=== '''Ursache und Lösung''' ===
Alle Mails werden im selben Format angezeigt. In der Übersicht ist nicht erkennbar, für welche Mails eine Handlungsnotwendigkeit besteht und in welchen Mails man nur zu Informationszwecken adressiert wurde. Outlook bietet die Möglichkeit, die Mails automatisch vorzuformatieren, und zwar in Abhängigkeit vom Empfängerkreis. <br />
Die Formatierung wird folgendermaßen aktiviert: <br />
Wählen Sie im Registerblatt „Ansicht“ den Knopf „Ansichtseinstellungen“.<br />
Im Popupfenster „Erweiterte Ansichtseinstellungen“ wählen Sie den Knopf „Bedingte Formatierung“.<br />
Im Popupfenster „Bedingte Formatierung wählen Sie nun „Hinzufügen“.<br />
Es muss ein Name für die Regel vergeben werden, zum Beispiel „Mails nur für mich“: <br />
{|
|-
| [[Datei:Mailformatierung 1.png|left|thumb|400px]]
|}


Unter „Schriftart“ kann die gewünschte Formatierung hinterlegt werden, z. B. Mails die nur an mich verschickt werden – und damit eine Handlung meinerseits erfordern – sollen in fetten roten Buchstaben hinterlegt werden. <br />
== Ursache und Lösung ==
Über den Knopf „Bedingung“ kann die Bedingung für die Formatierung ergänzt werden. Aktivieren Sie hier das Kästchen „In denen ich:“ und wählen Sie die passende Bedingung aus:<br />
Alle Mails werden gleich dargestellt – man sieht nicht, welche eine Handlung erfordern und in welchen man nur informiert wurde. Outlook kann Mails automatisch nach Empfängerkreis vorformatieren (''bedingte Formatierung''):
{|
# Registerkarte ''Ansicht'' → ''Ansichtseinstellungen''.
|-
# ''Bedingte Formatierung'' → ''Hinzufügen''.
| [[Datei:Mailformatierung 2.png|left|thumb|450px]]
# Regel benennen (z. B. „Mails nur für mich“).
|}
[[Datei:Mailformatierung 1.png|thumb|left|400px|Neue Regel für die bedingte Formatierung]]<br clear="all" />
# Unter ''Schriftart'' die gewünschte Formatierung festlegen (z. B. fett und rot).
# Unter ''Bedingung'' das Kästchen ''In denen ich:'' aktivieren und die passende Option wählen:
[[Datei:Mailformatierung 2.png|thumb|left|450px|Bedingung nach Empfängerkreis]]<br clear="all" />
Auswahlmöglichkeiten:
* als einziger Empfänger in der „An“-Zeile
* mit weiteren Empfängern in der „An“-Zeile
* mit weiteren Empfängern in der „Cc“-Zeile


Folgende Auswahlmöglichkeiten gibt es: <br />
== Unterstützung von m.a.x. it ==
- Als einziger Empfänger auf der „An“-Zeile stehe <br />
Bei diesem Thema unterstützt Sie die [https://www.max-it.de/it-services/microsoft-365/ Microsoft-365-Services] von m.a.x. it.
- Mit weiteren Empfängern auf der „An“-Zeile stehe <br />
- Mit weiteren Empfängern auf der „Cc“-Zeile stehe <br />


{{Uebermax}}
[[Kategorie:Client-Software]]


=== '''Kontakt''' ===
Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zu diesem Artikel haben, melden Sie sich bitte bei uns:<br />
mailto:techcorner@max-it.de.<br />
Über m.a.x. Informationstechnologie AG: <br />
Als etabliertes Münchner Systemhaus zeichnen wir uns seit 1989 als<br />
verlässlicher IT-Partner mittelständischer und großer Unternehmen aus.<br />
Unser Portfolio reicht von IT- Services über individuelle Softwareentwicklung bis hin zur ERP-Beratung.<br />
<br />
=== '''Tags''' ===
Mailsortierung, Mailflut nach Urlaub, Unübersichtliche Mailbox, Filtern von Mails, Bedingte Formatierung in Mails
[[Kategorie:Client-Software]]

Aktuelle Version vom 15. September 2026, 00:00 Uhr

Problem

Nach längerer Abwesenheit ist die Liste ungelesener Mails im Outlook-Posteingang unübersichtlich und schwer nach Priorität zu sortieren.

Ursache und Lösung

Alle Mails werden gleich dargestellt – man sieht nicht, welche eine Handlung erfordern und in welchen man nur informiert wurde. Outlook kann Mails automatisch nach Empfängerkreis vorformatieren (bedingte Formatierung):

  1. Registerkarte Ansicht → Ansichtseinstellungen.
  2. Bedingte Formatierung → Hinzufügen.
  3. Regel benennen (z. B. „Mails nur für mich“).
Neue Regel für die bedingte Formatierung


  1. Unter Schriftart die gewünschte Formatierung festlegen (z. B. fett und rot).
  2. Unter Bedingung das Kästchen In denen ich: aktivieren und die passende Option wählen:
Bedingung nach Empfängerkreis


Auswahlmöglichkeiten:

  • als einziger Empfänger in der „An“-Zeile
  • mit weiteren Empfängern in der „An“-Zeile
  • mit weiteren Empfängern in der „Cc“-Zeile

Unterstützung von m.a.x. it

Bei diesem Thema unterstützt Sie die Microsoft-365-Services von m.a.x. it.


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