Paperless-ngx

Auf einen Blick

Gilt für	Paperless-ngx 3.3.x (aktuell 3.3.2, Oktober 2026), selbst gehostet als Docker-Container mit PostgreSQL, Valkey, Tika und Gotenberg
Bereich	Server-Software
Dauer	Überblick; Grundinstallation ca. 1–2 Stunden
Rechte	Root bzw. Docker-Rechte auf dem Server, Superuser in Paperless-ngx
Stand	Oktober 2026

Paperless-ngx ist ein Open-Source-Dokumentenmanagementsystem, das Papier und PDF-Dateien in ein durchsuchbares digitales Archiv verwandelt: Gescannte Briefe, Rechnungen aus dem E-Mail-Postfach und Office-Dokumente werden per Texterkennung (OCR) lesbar gemacht, als PDF/A gespeichert und automatisch mit Korrespondent, Dokumenttyp und Tags versehen. Seit Version 3 kann Paperless-ngx dafür auch ein Sprachmodell nutzen – lokal oder in der Cloud. Diese Seite erklärt, was Paperless-ngx leistet, für welche Unternehmen es passt, wo die Grenzen liegen, und führt durch alle Artikel der Paperless-ngx-Reihe.

Aufbau von Paperless-ngx: Dokumente kommen über Scanner in den Eingangsordner, per E-Mail-Regel aus dem Postfach, per Upload im Browser oder über die API; die Verarbeitung erkennt Text mit Tesseract-OCR, wandelt Office-Dateien und E-Mails über Tika und Gotenberg um, erzeugt PDF/A, liest Barcodes und weist automatisch Korrespondenten, Dokumenttypen, Tags und Speicherpfade zu; Arbeitsabläufe und optional KI-Vorschläge mit Ollama oder OpenAI-kompatiblen Diensten; Volltextsuche, Berechtigungen, Linkfreigaben; Speicherung in PostgreSQL und im Medienordner.

Was ist Paperless-ngx?

• Open Source unter der GPL-3.0, entwickelt von einer Community. Paperless-ngx ist der Nachfolger von Paperless und Paperless-ng.
• Technik: Python/Django-Anwendung mit Angular-Oberfläche; Hintergrundaufgaben über Celery mit Redis bzw. Valkey; Datenbank PostgreSQL, MariaDB oder SQLite.
• Version 3 erschien am 22. Juli 2026. Neu sind unter anderem KI-Funktionen, Dateiversionen, eine schnellere Volltextsuche (Tantivy), Sammel-Linkfreigaben und externe OCR über Azure. Aktuell ist 3.3.2 vom 16. Oktober 2026.
• Oberfläche auf Deutsch, im Browser und als installierbare Web-App auf dem Smartphone.

Funktionen im Überblick

Bereich	Funktionen
Erfassen	Eingangsordner (z. B. per SMB vom Netzwerkscanner), Upload im Browser, E-Mail-Abruf per IMAP mit Regeln (auch OAuth für Microsoft 365 und Gmail), REST-API
Verarbeiten	OCR mit Tesseract, PDF/A-Erzeugung, Office-Dokumente und E-Mails über Tika und Gotenberg, Trennblätter und Archivnummern per Barcode, Zusammenführen einseitiger Scans
Ordnen	Korrespondenten, Dokumenttypen, Tags (verschachtelt), Speicherpfade, Zusatzfelder, Archiv-Seriennummer; automatische Zuweisung per Regel oder lernendem Klassifikator
Automatisieren	Arbeitsabläufe mit Auslösern und Aktionen: zuweisen, Berechtigungen setzen, E-Mail, Webhook, Kennwort entfernen, KI-Vorschläge anwenden
KI (optional)	Vorschläge für Titel, Datum und Metadaten, Dokumenten-Chat, ähnliche Dokumente – mit Ollama lokal oder OpenAI-kompatiblen Diensten
Finden und teilen	Volltextsuche, gespeicherte Ansichten, Notizen, Versionen, Verlauf, Linkfreigaben mit Ablaufdatum, Versand per E-Mail
Verwalten	Benutzer und Gruppen, Berechtigungen je Dokument, Zwei-Faktor-Anmeldung, SSO per OpenID Connect, Papierkorb, Prüfprotokoll

Für wen eignet sich Paperless-ngx?

• Gut geeignet für kleine und mittlere Unternehmen, Kanzleien und Abteilungen, die eingehende Post, Rechnungen, Verträge und Personalunterlagen digital ablegen und schnell wiederfinden wollen – ohne Lizenzkosten.
• Grenzen: Paperless-ngx ist ein Archiv- und Ablagesystem, kein Workflow-DMS mit Freigabeketten, Check-in/Check-out oder Integration in Buchhaltungssoftware. Es gibt keinen Herstellersupport.
• Steuer- und Handelsrecht: Paperless-ngx ist kein zertifiziertes revisionssicheres Archiv. Ob die Ablage den GoBD genügt, hängt vom Gesamtverfahren ab, siehe Paperless-ngx: Backup, Updates und GoBD im Unternehmen.

Anleitungen dieser Reihe

Nr.	Artikel	Inhalt
1	Paperless-ngx: Installation mit Docker Compose	Compose mit PostgreSQL, Tika und Gotenberg, Pflichtwerte, OCR-Sprache, Reverse Proxy
2	Paperless-ngx: Dokumente erfassen – Scanner, E-Mail und Barcodes	Eingangsordner, Scan-to-SMB, E-Mail-Regeln, Trennblätter, Archivnummern, OCR-Einstellungen
3	Paperless-ngx: Ordnung mit Tags, Korrespondenten und Speicherpfaden	Ablagekonzept, Zuweisungsalgorithmen, Zusatzfelder, Speicherpfade, Suche
4	Paperless-ngx: Arbeitsabläufe automatisieren	Auslöser, Aktionen, Beispiele für Rechnungen, Verträge und Fristen
5	Paperless-ngx: KI-Funktionen mit Ollama oder OpenAI	KI-Vorschläge, Dokumenten-Chat, lokale Modelle, Datenschutz
6	Paperless-ngx: Benutzer, Berechtigungen und Absicherung	Gruppen, Eigentümer, Standardrechte, 2FA, SSO, Linkfreigaben, Reverse Proxy
7	Paperless-ngx: Backup, Updates und GoBD im Unternehmen	Exporter, Wiederherstellung, Umstieg auf Version 3, GoBD, Aufbewahrung, DSGVO

Hinweise

• Ersetzendes Scannen: Wer Papieroriginale nach dem Scannen vernichten will, braucht ein dokumentiertes Verfahren; Orientierung gibt die Technische Richtlinie TR-RESISCAN des BSI.
• Bei Auswahl und Einführung eines Dokumentenmanagementsystems und papierloser Abläufe unterstützt Sie das Team Digitaler Arbeitsplatz von m.a.x. it.

Siehe auch

• DMS
• Revisionssicherheit
• DocuSeal – elektronische Unterschriften, ergänzend zur Ablage
• Vaultwarden – Passwortmanager, ebenfalls selbst gehostet

Links und Quellen

• Paperless-ngx Dokumentation
• Digitaler Arbeitsplatz von m.a.x. it

Über m.a.x. it Die m.a.x. Informationstechnologie AG ist seit über 30 Jahren IT-Partner mittelständischer und großer Unternehmen in München und bietet maßgeschneiderte Lösungen und Services in den Bereichen Cloud, Cybersecurity, Netzwerk, Windows, Linux und Softwareentwicklung. Sie haben eine Frage zu diesem Artikel oder brauchen Unterstützung? Kontakt aufnehmen