Paperless-ngx: Dokumente erfassen – Scanner, E-Mail und Barcodes

Auf einen Blick

Gilt für	Paperless-ngx 3.3.x; Netzwerkscanner mit Scan-to-SMB, IMAP-Postfächer (auch Microsoft 365 per OAuth), Barcodes und Trennblätter
Bereich	Server-Software
Dauer	Eingangsordner ca. 30 Minuten; E-Mail-Regeln ca. 15 Minuten je Postfach
Rechte	Root auf dem Docker-Host für die Freigabe; in Paperless-ngx Rechte für E-Mail-Konten und -Regeln
Stand	Oktober 2026

Dokumente in Paperless-ngx erfassen funktioniert auf vier Wegen: über den Eingangsordner, in den ein Netzwerkscanner direkt speichert, über E-Mail-Regeln, die Anhänge aus Postfächern abholen, über den Upload im Browser und über die API. Paperless-ngx erkennt dabei den Text, erzeugt eine PDF/A-Archivfassung und kann anhand von Barcodes Stapel trennen und Archivnummern vergeben. Diese Anleitung zeigt die Einrichtung der Erfassungswege und die passenden Einstellungen für Texterkennung und Scanner.

Dokumente in Paperless-ngx erfassen: Netzwerkscanner speichert per SMB in den Eingangsordner, Unterordner werden auf Wunsch zu Tags; E-Mail-Konten per IMAP oder OAuth mit Regeln für Ordner, Absender, Betreff und Anhänge, danach als gelesen markieren oder verschieben; Upload im Browser und per API; Verarbeitung mit OCR in Deutsch und Englisch, PDF/A-Archivfassung, Barcodes als Trennblatt (PATCH-T) und Archiv-Seriennummer (ASN), Zusammenführen einseitiger Vorder- und Rückseiten-Scans.

Ablauf der Verarbeitung in Paperless-ngx

1. Datei kommt an (Eingangsordner, E-Mail, Upload, API).
2. Arbeitsabläufe mit dem Auslöser Verarbeitung gestartet greifen, siehe Paperless-ngx: Arbeitsabläufe automatisieren.
3. Barcodes werden gelesen, Stapel getrennt.
4. Texterkennung, falls kein Text vorhanden; PDF/A-Archivfassung.
5. Automatische Zuweisung von Korrespondent, Dokumenttyp, Tags und Speicherpfad.
6. Dokument liegt im Posteingang zur Prüfung.

Das Original bleibt immer erhalten, die Archivfassung wird zusätzlich gespeichert. Dateien im Eingangsordner werden nach der Übernahme dort entfernt.

Weg 1: Netzwerkscanner und Eingangsordner

Der Eingangsordner (/opt/paperless/consume auf dem Host) wird per Samba als Windows-Freigabe bereitgestellt, in die Scanner und Multifunktionsgeräte speichern.

/etc/samba/smb.conf (Auszug):

[scan]
   path = /opt/paperless/consume
   valid users = scanner
   writable = yes
   force user = paperless-host
   create mask = 0660
   directory mask = 0770
   server min protocol = SMB2

sudo useradd -M -s /usr/sbin/nologin scanner && sudo smbpasswd -a scanner
sudo systemctl restart smbd

• force user ist der Host-Benutzer, dessen UID/GID in USERMAP_UID/USERMAP_GID steht.
• Am Scanner ein Ziel Scan to SMB mit \\dms.firma.lan\scan und dem Benutzer scanner anlegen. Ältere Geräte beherrschen manchmal nur SMB1 – dann Firmware aktualisieren statt SMB1 zu erlauben, siehe SMB.
• Scanner-Einstellungen: PDF, 300 dpi, Graustufen oder Farbe, Duplex; eingebaute OCR des Scanners ist nicht nötig.
• Liegt der Eingangsordner auf einem Netzlaufwerk (NFS, SMB), erkennt Paperless neue Dateien nicht zuverlässig per Dateisystem-Benachrichtigung: dann PAPERLESS_CONSUMER_POLLING_INTERVAL=10 setzen.
• Schreibt der Scanner langsam, PAPERLESS_CONSUMER_STABILITY_DELAY erhöhen (Standard 5 Sekunden), damit keine halbfertigen Dateien verarbeitet werden.

Unterordner als Tags: Mit PAPERLESS_CONSUMER_RECURSIVE=true und PAPERLESS_CONSUMER_SUBDIRS_AS_TAGS=true wird z. B. consume/Buchhaltung/Eingangsrechnung/ zu den Tags Buchhaltung und Eingangsrechnung. So lassen sich am Scanner mehrere Ziele für verschiedene Abteilungen anlegen.

Weg 2: E-Mail-Postfächer

Verwaltung › E-Mail:

1. Konto hinzufügen: IMAP-Server, Port 993, SSL, Benutzer und Passwort. Für Microsoft 365 und Gmail ist OAuth vorgesehen: Dazu eine App beim Anbieter registrieren und PAPERLESS_OUTLOOK_OAUTH_CLIENT_ID/…_SECRET bzw. die Gmail-Werte setzen; Basisauthentifizierung ist bei Microsoft 365 abgeschaltet.
2. Regel hinzufügen: Ordner (z. B. INBOX/Rechnungen), Filter auf Absender, Empfänger, Betreff oder Text, Höchstalter, Dateinamen-Muster für Anhänge (z. B. *.pdf).
3. Verarbeitung festlegen: nur Anhänge, auch eingebettete Dateien oder die E-Mail selbst als PDF (braucht Tika und Gotenberg).
4. Metadaten vorgeben: Tags, Korrespondent (z. B. aus dem Absender), Dokumenttyp, Titel aus Betreff oder Dateiname.
5. Aktion nach der Übernahme: als gelesen markieren (Standard, schonend), in Ordner verschieben, markieren, Schlagwort setzen oder löschen.

• Paperless prüft die Postfächer standardmäßig alle zehn Minuten (PAPERLESS_EMAIL_TASK_CRON).
• Bewährt hat sich ein eigenes Postfach wie rechnungen@firma.de, an das Lieferanten senden, oder ein Ordner, in den Mitarbeiter Mails per Regel verschieben. Eine letzte „Auffangregel“ markiert alles Übrige mit dem Tag Unbekannt.
• Bereits verarbeitete Mails merkt sich Paperless anhand der IMAP-Kennung; zum erneuten Verarbeiten den Eintrag unter Verarbeitete E-Mails löschen.
• E-Rechnungen: ZUGFeRD- bzw. Factur-X-Rechnungen sind PDF-Dateien und werden normal abgelegt. Die eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten und reine XRechnung-XML-Dateien wertet Paperless-ngx nicht aus – Prüfung, Darstellung und Buchung bleiben Aufgabe der Buchhaltungssoftware, die auch die Aufbewahrung der XML-Datei sicherstellen muss.

Weg 3 und 4: Browser und API

• Im Browser Dateien einfach in das Fenster ziehen oder auf der Startseite hochladen. Auf dem Smartphone die Web-App zum Startbildschirm hinzufügen und Fotos bzw. PDF-Dateien teilen.
• Per API: POST /api/documents/post_document/ mit Token – geeignet für Skripte, Fachanwendungen und n8n.

Barcodes: Trennblätter und Archivnummern

Funktion	Einstellung	Nutzen
Trennblatt	PAPERLESS_CONSUMER_ENABLE_BARCODES=true, Barcode-Text PATCHT (Standard)	einen Stapel mit vielen Dokumenten am Stück scannen; Paperless trennt an jedem Trennblatt
Archiv-Seriennummer (ASN)	PAPERLESS_CONSUMER_ENABLE_ASN_BARCODE=true, Präfix ASN (Standard)	Aufkleber mit ASN00123 auf das Papieroriginal; Paperless übernimmt die Nummer – das Original im Ordner lässt sich so jederzeit finden
Tag-Barcode	PAPERLESS_CONSUMER_ENABLE_TAG_BARCODE=true	Barcodes mit z. B. TAG:Personal setzen Tags

• Seit 3.3.0 speichert Paperless die erkannten Barcode-Inhalte und macht sie durchsuchbar.
• ASN-Aufkleber gibt es als Etikettenbögen; Vorlagen erzeugen fortlaufende Nummern.

Einseitige Scanner: Vorder- und Rückseiten zusammenführen

Hat der Einzug keinen Duplex, lassen sich zwei Durchläufe zusammenführen: PAPERLESS_CONSUMER_ENABLE_COLLATE_DOUBLE_SIDED=true (setzt PAPERLESS_CONSUMER_RECURSIVE=true voraus). Erst alle Vorderseiten, dann den umgedrehten Stapel mit den Rückseiten in den Unterordner double-sided scannen – Paperless sortiert die Seiten richtig ein.

Texterkennung einstellen

Einstellung	Standard	Bedeutung
PAPERLESS_OCR_LANGUAGE	eng	auf deu+eng setzen
PAPERLESS_OCR_MODE	auto	OCR nur, wenn kein Text vorhanden; redo erneuert schlechte Textebenen des Scanners, force rastert und erkennt alles neu, off schaltet OCR ab
PAPERLESS_ARCHIVE_FILE_GENERATION	auto	PDF/A-Archivfassung für gescannte Dokumente; always auch für digitale PDFs, never spart Platz
PAPERLESS_OCR_OUTPUT_TYPE	pdfa	PDF/A-2b für die Langzeitarchivierung
PAPERLESS_OCR_ROTATE_PAGES	an	dreht falsch eingescannte Seiten

• OCR-Modus und Archivfassung sind seit Version 3 getrennt einstellbar; die alten Werte skip und skip_noarchive gibt es nicht mehr.
• Die meisten Einstellungen lassen sich auch unter Anwendungskonfiguration in der Oberfläche ändern; dort gespeicherte Werte haben Vorrang.
• Externe OCR über Azure Document Intelligence ist möglich, schickt Dokumente aber an Microsoft – siehe Paperless-ngx: KI-Funktionen mit Ollama oder OpenAI.

Doppelte Dokumente

Seit Version 3 nimmt Paperless-ngx Duplikate standardmäßig an und kennzeichnet sie in der Oberfläche. Wer sie wie früher verwerfen will, setzt PAPERLESS_CONSUMER_DELETE_DUPLICATES=true.

Hinweise

• Fehlgeschlagene Verarbeitungen erscheinen unter Aufgaben. Häufige Ursachen: kennwortgeschützte PDF (Abhilfe: Arbeitsablauf mit Kennwortentfernung), defekte Dateien, fehlende Rechte im Eingangsordner.
• Papier sortieren: Eine bewährte Praxis ist, alle Papiere mit ASN-Aufkleber zu versehen, gesammelt zu scannen und die Originale fortlaufend nach ASN in Ordnern abzulegen.
• Bei Planung der Scan-Infrastruktur und der Digitalisierung des Posteingangs unterstützt Sie das Team Digitaler Arbeitsplatz von m.a.x. it.

Siehe auch

• Paperless-ngx – Überblick und alle Artikel der Reihe
• Paperless-ngx: Ordnung mit Tags, Korrespondenten und Speicherpfaden
• IMAP
• SMB

Links und Quellen

• Paperless-ngx Dokumentation: Usage
• Digitaler Arbeitsplatz von m.a.x. it

Über m.a.x. it Die m.a.x. Informationstechnologie AG ist seit über 30 Jahren IT-Partner mittelständischer und großer Unternehmen in München und bietet maßgeschneiderte Lösungen und Services in den Bereichen Cloud, Cybersecurity, Netzwerk, Windows, Linux und Softwareentwicklung. Sie haben eine Frage zu diesem Artikel oder brauchen Unterstützung? Kontakt aufnehmen