Kontakte von Business byDesign ins Outlook importieren (Microsoft Office 2010)

Herausforderung

Folgende Ausgangssituation: Die Ansprechpartner in Business by Design (ByD) sollen in den Outlook-Kontakten erscheinen. Dazu ist jedoch ein Zwischenschritt nötig.

Lösung

In ByD: Die Ansprechpartner können über das WorkCenter Geschäftspartnerpflege, Untersicht Ansprechpartner in Excel exportiert werden.

In Excel: Wichtig ist hier, dass das Sheet unter Excel 1997 – 2003 abgespeichert wird. Nun kann die Liste entsprechend abgeändert werden, damit diese Arbeit nicht im dritten Schritt – Outlook – aufkommt.
Die blaumarkierten Felder werden rausgelöscht, da es diese Felder in den Outlook-Kontakten nicht gibt bzw. wir sie nicht ausfüllen möchten. Als nächstes muss eine leere Spalte nach der Spalte „Ansprechpartnername“ eingefügt werden, da die Namen von den Ansprechpartnern in 2 Zellen aufgeteilt werden. Sobald die Spalte eingefügt ist wie folgt vorgehen:

Spalte Ansprechpartnername markieren -> Register Daten -> Text in Spalten -> Häkchen bei getrennt setzen
-> weiter -> Trennzeichen: Häkchen bei Tabstopp & Komma setzen -> weiter -> Häkchen bei Standard
-> Fertigstellen

Zum Schluss muss noch ein Druckbereich festgelegt werden:

- Die Tabelle (keine Leerzeilen, nur den entsprechenden Bereich) markieren
- Über das Register Formeln Name definieren (immer Arbeitsmappe) auswählen und auf OK gehen

Im Outlook: Bevor die Kontakte importiert werden die alten Kontakte rauslöschen
(kleiner Tipp: Das funktioniert ganz schnell über die Tastenkombination Shift + Entfernen)

Sobald alle Kontakte gelöscht sind wie folgt vorgehen:

Datei -> Öffnen -> Importieren -> Aus anderen Programm oder Dateien -> Excel 1997 – 2003 -> Datei suchen
-> Importieren in Kontakte -> Felder zuordnen -> OK

Screenshot zu „Felder zuordnen“:

Kontakt

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ByD Kontakte in Outlook importieren, Ansprechpartner exportieren/importieren