UniFi Talk: Smart Attendant, Rufumleitung und Voicemail
Auf einen Blick
| Gilt für | UniFi Talk 3.x/4.x |
|---|---|
| Bereich | Netzwerk-Hardware |
| Dauer | ca. 30–60 Minuten |
| Rechte | Owner, Super Admin oder Admin mit Rechten für Talk |
| Stand | Oktober 2026 |
Der Smart Attendant in UniFi Talk ist das Sprachmenü der Telefonanlage: Er begrüßt Anrufer, unterscheidet zwischen Geschäftszeiten und Feierabend, lässt per Tastendruck wählen („Drücken Sie 1 für den Vertrieb“) und leitet an Personen, Gruppen, Parkplätze oder Voicemail weiter. Zusammen mit Parken, Sperrlisten und Voicemail regelt er, was mit einem Anruf passiert, den niemand sofort annimmt. Dieser Artikel zeigt die Einrichtung an einem typischen Firmenbeispiel.
Bausteine des Smart Attendant
| Baustein | Funktion |
|---|---|
| Keypress Prompt | Ansage mit Tastenauswahl, z. B. „1 Vertrieb, 2 Service“ |
| Ring Phone(s) | ruft eine Person oder Talk-Gruppe |
| Park Call | legt den Anruf auf einen Parkplatz |
| Play Audio | spielt eine Ansage (z. B. Öffnungszeiten) |
| Voicemail | leitet auf einen Anrufbeantworter |
| Keypress to Return | zurück ins vorherige Menü |
| Schedule | verzweigt nach Zeitplan |
Schritt 1: Smart Attendant anlegen
Talk › Engagement › Add Smart Attendant
- Rufnummer(n) wählen, die der Smart Attendant annimmt – meist die Zentrale. Ohne Rufnummer ist er inaktiv.
- Freiton und Wartemusik wählen. Eigene Musik nur mit Rechten verwenden (GEMA-freie oder lizenzierte Titel).
- Geschäftszeiten aktivieren.
- Durchwahl erlauben: Anrufer wählen direkt eine Nebenstelle – wahlweise alle Personen und Gruppen, nur die im Menü enthaltenen oder eine eigene Liste.
- Begrüßung: Sprachausgabe (Text-to-Speech, Stimme wählbar) oder eigene Aufnahme hochladen.
Schritt 2: Anrufbaum aufbauen
Über das +-Symbol an einem Menüpunkt Bausteine einfügen, über X entfernen.
Beispiel: Firma mit Vertrieb und Service
Rufnummer Zentrale
└─ Schedule: Geschäftszeiten Mo–Fr 8–17 Uhr
├─ geöffnet
│ └─ Keypress Prompt „Willkommen bei … Für den Vertrieb drücken Sie 1,
│ für den Service die 2, für alle anderen Anliegen die 0.“
│ ├─ 1 → Ring Phones: Gruppe Vertrieb → bei Nichtmelden Voicemail Vertrieb
│ ├─ 2 → Ring Phones: Gruppe Service → bei Nichtmelden Voicemail Service
│ └─ 0 → Ring Phones: Gruppe Zentrale
└─ geschlossen
└─ Play Audio „Sie rufen außerhalb unserer Geschäftszeiten an …“
└─ Voicemail Zentrale
- Ansagen kurz halten – höchstens drei bis vier Auswahlpunkte pro Ebene.
- Bei Nicht-Melden immer ein Ziel vorsehen (Voicemail oder nächste Gruppe), damit kein Anruf ins Leere läuft.
- Feiertage und Betriebsferien über den Zeitplan abbilden.
- Für einen Notdienst außerhalb der Geschäftszeiten eine Taste auf die Bereitschaftsgruppe legen.
Parkplätze
Talk › Settings › Call Settings › Call Parking › Create New
- Mitglieder (Personen oder Gruppen), Wartemusik und Timeout-Aktion (was passiert, wenn niemand das Gespräch übernimmt).
- Am Telefon mit Park parken; alle Mitglieder sehen das Gespräch unter Recent und übernehmen es.
Sperrlisten
Talk › Settings › Call Settings › Call Blocking › Create New
- Rufnummer, intern oder extern, Richtung (eingehend, ausgehend, beides) und betroffene Benutzer.
- Ausgehend sinnvoll für teure Sonderrufnummern (z. B. 0900, 0137) und Auslandsziele, die niemand braucht – zusätzlich beim SIP-Anbieter sperren.
Voicemail
- Voicemail ist standardmäßig aktiv und unter Talk › Settings › Voicemail abschaltbar.
- Pro Benutzer bzw. Gruppe: Assignments › Users bzw. Groups › Voicemail – Ansage aufnehmen oder per Sprachausgabe erzeugen, Wartezeit bis zur Voicemail einstellen.
- Am Telefon einrichten: Touch-Telefon *86 wählen oder 1 lange drücken; Flex: Taste MESSAGE.
- Abhören: Voicemail-Taste am Telefon oder in den Anruflisten der Talk-Oberfläche (System Log › Calls).
- Voicemails enthalten personenbezogene Daten – regelmäßig löschen, siehe UniFi Talk: Gesprächsaufzeichnung, Anruflisten und Datenschutz.
Hinweise
- Ansagetexte: Firmenname, Hinweis auf Geschäftszeiten und ggf. Hinweis auf Aufzeichnung (nur mit Einwilligungsabfrage) – siehe Datenschutzartikel.
- Grenzen: Talk kennt keine echte Warteschlange mit Positionsansage und keine Weiterleitung nach Anrufernummer. Für Callcenter-Anforderungen eine fremde Telefonanlage mit Talk Relay prüfen, siehe UniFi Talk: Talk Relay und fremde Telefonanlagen.
- Bei Gestaltung von Rufverteilung, Ansagen und Erreichbarkeitskonzepten unterstützen Sie die Managed Services von m.a.x. it.
Siehe auch
- UniFi Talk – Überblick und alle Artikel der Reihe
- UniFi Talk: Telefone, Benutzer und Gruppen
- Telefonanlage
Links und Quellen
Über m.a.x. it Die m.a.x. Informationstechnologie AG ist seit über 30 Jahren IT-Partner mittelständischer und großer Unternehmen in München und bietet maßgeschneiderte Lösungen und Services in den Bereichen Cloud, Cybersecurity, Netzwerk, Windows, Linux und Softwareentwicklung. Sie haben eine Frage zu diesem Artikel oder brauchen Unterstützung?
